Skip naar content
Subnavigatie

Corona FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projectcoördinatoren

Disclaimer: deze Corona FAQ heeft betrekking op het programma Erasmus+ 2014-2020. De Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: januari 2021

Mobiliteit 

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. 

Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Voor elke geplande mobiliteit voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. 

Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de organisatie zich bezwaard om te gaan ten gevolge van de coronacrisis, dan is er mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Ja, dit is mogelijk. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor mogelijk aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden. Je kunt in dat geval gewoon de datum van de mobiliteit in de Mobility Tool aanpassen of de mobiliteit pas in de Mobility Tool zetten wanneer deze daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Alle project kunnen maximaal 12 maanden verlengd worden. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Alle projecten kunnen maximaal 12 maanden verlengd worden. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek (gestuurd of ondertekend door de Legal Representative van het project), met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie
  • Een verklaring dat de te vergoeden kosten onder force majeure niet konden worden teruggehaald via andere middelen (zoals bijv. reiskostenverzekeringen)


Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, cursusaanbieder etc.) teruggekregen zijn. Een officiële verklaring, getekend door de Legal Representative, is hierbij noodzakelijk.   

Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de mobiliteit al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Is de mobiliteit uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs

De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Indien er Course Fees zijn aangevraagd wordt voor dit budget, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor de mobiliteit hoef je geen gebruik te maken van de Force Majeure clausule. Heeft de organisatie de geplande mobiliteiten al in de Mobility Tool gezet, dan hoeft alleen de datum van de mobiliteiten in de Mobility Tool aangepast te worden.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure. Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Het bedrag dat op basis van de ingevulde data in beeld komt bij Travel, kan daarmee blijven staan. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de mobiliteit al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Je hoeft in dat geval het bedrag dat in beeld komt bij Individual Support niet aan te passen. Is de mobiliteit uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs. Ga hiervoor naar budgetkopje Individual Support, het daar te vinden vak waar het budget in staat is overschrijfbaar. Vul in dit vakje de daadwerkelijk gemaakte kosten in.  

Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de Mobility Tool op het knopje 'force majeure'. Indien er Course Fees zijn aangevraagd voor dit budget (mits niet al ergens anders verhaald, en voorzien van bewijsvoering), wordt het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. Je hoeft daarom het bedrag dat in beeld komt bij Course Fees niet aan te passen. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Ja, het is mogelijk om mobiliteit(en) digitaal plaats te laten vinden. Dit kan ter aanvulling of ter vervanging van de oorspronkelijk geplande mobiliteit. Het Nationaal Agentschap moedigt scholen aan om, indien mogelijk, mobiliteiten digitaal te starten en op een later moment op locatie in het buitenland af te maken. Dit wordt blended mobility genoemd. 

Aan deze digitale en blended mobility zitten wel regels vast. De belangrijkste zijn:
- De duur van de digitale mobiliteit moet minimaal 2 dagen zijn. 
- Voor een digitale mobiliteit kan alleen gebruik gemaakt worden van het Organisational Support budget (€ 350 per persoon).
- Toegekend budget voor Individual Support, Travel en Course Fees worden pas toegekend zodra de mobiliteit in het buitenland ondernomen/voortgezet wordt. 

Een volledige lijst van regels met betrekking tot digitale mobiliteit vind je hieronder.

Om gebruik te mogen maken van digitale mobiliteit of blended mobility moet het Nationaal Agentschap een door de Legal Representative ondertekend addendum op het contract ontvangen. Deze is per mail toegestuurd. Wens je het addendum nogmaals te ontvangen, mail dan naar ldekker@erasmusplus.nl.

Voor verdere vragen over digitale mobiliteit, mail naar bovenstaand emailadres.

 

Schoolpartnerschappen

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. 

Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

.Voor elke geplande uitwisseling voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, is daarom momenteel mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie een beroep kan doen vind je onder vraag 4. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 5 tot en met 7.

Let op: Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

A. Jij bent de coördinator van het KA229-partnerschap

Ja, dit is mogelijk. Als jouw instelling en/of de project partners al kosten hebben gemaakt voor de uitwisseling die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden en kun je gewoon de datum van de uitwisseling in de Mobility Tool aanpassen. Deze beslissing neem je in goed overleg met de andere partners in het project.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 augustus 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit (hoogstwaarschijnlijk) 30 augustus 2022 (let op: hierover ontvangen we nog bericht van de Europese Commissie. Zodra dit definitief is publiceren we dit op deze FAQ).  Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

B. Je bent de partner in het KA229-partnerschap

Jij dient overleg te voeren met de coördinator van het project. Vervolgens dient de coördinerende school een verzoek in bij het eigen Nationaal Agentschap (NA) en neemt het Nederlandse NA het advies over van het buitenlandse NA.

 

A. Jij bent de coördinator van het KA229-partnerschap

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek verlengd worden. Jij vraagt het amendement voor het hele partnerschap aan. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 augustus 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit (hoogstwaarschijnlijk) 30 augustus 2022 (let op: hierover ontvangen we nog bericht van de Europese Commissie. Zodra dit definitief is publiceren we dit op deze FAQ).  Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA. Het amendement dient afgestemd te worden met alle projectpartners. Stuur voor een verzoek van verlenging een mail naar het NA. 

Gebruik hiervoor het vereenvoudigde amendementsformulier (zie onderaan).

B. Je bent de partner in het KA229-partnerschap

Jij dient overleg te voeren met de coördinator van het project. Vervolgens dient de coördinerende school een amendementsverzoek bij het eigen Nationaal Agentschap (NA) en neemt het Nederlandse NA het advies tot verlenging van het buitenlandse NA over.

Let op: verschillende NA’s hanteren verschillende regels. Minimale verlenging van 6 maanden voor projecten van Call 2018 is altijd mogelijk. Mocht jullie partnerschap een verlenging voor langer dan 6 maanden willen, laat de coördinator dit dan checken bij het eigen NA. Let erop dat het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project ingediend moet worden.

Vereenvoudigd amendementsformulier KA229
doc
Amendment request form prolongation KA229

Het NA ontvangt hiervoor een formeel verzoek (via mail of brief) door de projectcoördinator, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De schoolnaam
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Verzamel en bewaar bewijsstukken voor de gemaakte kosten. 

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, cursusaanbieder etc.) teruggekregen zijn. Een officiële verklaring, getekend door de Legal Representative, is hierbij noodzakelijk.   

Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de mobiliteit al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Is de mobiliteit uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs

De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verandert de coördinerende school  in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet elke partner dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.  De coördinator van het project moet een reeds ingevulde datum van de uitwisseling aanpassen zodat alle partners de gegevens behorende bij de nieuwe datum kunnen invullen.

Onder het kopje Uitwisseling (LTTA) voer je de uitwisseling in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de uitwisseling op het knopje Force Majeure. Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Het bedrag dat op basis van de ingevulde data in beeld komt bij Travel, kan daarmee blijven staan. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

De coördinator van het project moet de reeds ingevulde datum van de uitgestelde uitwisseling aanpassen zodat alle partners de gegevens behorende bij de nieuwe datum kunnen invullen. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor die activiteiten die op een later moment worden gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren.  

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, een bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan).  

Let op: uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Onder het kopje Uitwisseling (LTTA) voer je de  uitwisseling in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de uitwisselinmg al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Je hoeft in dat geval het bedrag dat in beeld komt bij Individual Support niet aan te passen. Is de uitwisseling uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs. Ga hiervoor naar budgetkopje Individual Support, het daar te vinden vak waar het budget in staat is overschrijfbaar. Vul in dit vakje de daadwerkelijk gemaakte kosten in.  

Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

 

Strategische partnerschappen

Een aanvraagformulier KA2 mag ingediend worden, zonder dat de mandaten ondertekend zijn door medebegunstigden. Alleen voor de geselecteerde projecten zullen deze ondertekende mandaten alsnog moeten worden gestuurd naar het Nationaal Agentschap, vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Zie ook pagina 261 van de programme guide van call 2020.

Wij hanteren het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij het beantwoorden van de vraag of een geplande reis of activiteit voor een project van Erasmus+ uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden.

 

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Voor elke geplande reis of activiteit in het kader van een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, kan mogelijk sprake zijn van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie beroep kan doen vind je onder vraag vier. Zie voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, de antwoorden op de vragen over administratie en dossiervorming.

Reizen die zijn uitgesteld, geannuleerd of onderbroken toen er nog een positief reisadvies (code groen en geel) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lag omdat de ontvangende organisatie of de zendende organisatie het risico te groot vond of op last van de lokale autoriteiten vallen in principe ook onder Force Majeure. Hierbij moet een officiële brief van de zendende of ontvangende organisatie waarin dit staat worden bijgevoegd bij het verzoek tot Force Majeure.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Bij bestemmingen in rode en oranje gebieden is er waarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure). Bij bestemmingen in gele en groene gebieden is dat niet (automatisch) het geval, maar wel mogelijk.  

Als de partnerorganisatie waarmee het project wordt uitgevoerd de vergadering, activiteit of training afblaast conform de richtlijnen uit haar eigen land of regio, is er mogelijk ook sprake van overmacht (Force Majeure). Dit geldt voor alle bestemmingen, ongeacht rood, oranje, geel of groen.

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar is de kwaliteit ernstig in het gedrang? In dat geval is er mogelijk ook sprake van een ‘Force Majeure’.  

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de instelling zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van een ‘Force Majeure’. 

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.
 

We nemen de aanvraag voor Force Majeure KA2 projecten zo snel mogelijk in behandeling om vast te kunnen stellen of er sprake is van Force Majeure. De vaststelling van de exacte bedragen volgt bij de beoordeling van de eindrapportage.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek.

De Europese Commissie heeft besloten dat het voor Strategische Partnerschap projecten uit calljaar 2017, 2018, 2019, (die al 36 maanden duren) mogelijk is om verlenging aan te vragen van max. vier maanden.

Let op dat een verlenging van een project budgetneutraal is. Het subsidiebedrag kan nooit hoger worden dan is toegekend in de grant agreement.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar je contactpersoon bij het NA. 

Nee, een interim- of eindrapportage moet, volgens de deadline zoals genoemd in de Grant Agreement, ingediend worden. Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Ja, mits dit aan de voorwaarden voldoet zoals in de Grant Agreement en Addendum is opgenomen. In de Grant Agreement en Addendum vind je de regels betreft de budgetoverhevelingen.

Wanneer je meer budget wilt overhevelen tussen budgetposten dan volgens de Grant Agreement en het Addendum is toegestaan, neem dan contact op met het NA. Dit kan via een amendementsverzoek worden aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat een verzoek moet worden ingediend om gebruik te kunnen maken van de ‘Force Majeure’ clausule. Hierin omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. De kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

  • Bewaar alle bewijsstukken omtrent de situatie.  
  • Bewijs dat een activiteit niet plaats kan vinden (bijvoorbeeld omdat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden: maak een screenshot van de website van Buitenlandse Zaken, waarop de datum te zien is. Of een bericht van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen of willen ontvangen).  
  • Bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan.
  • Bewijs dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

De activiteit gaat helemaal niet door 

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. Vul bij de omschrijving 'corona' of 'covid' in. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar. In de Mobility Tool+ vul je bij de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld naar een ander moment binnen de projectperiode 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld maar dit lukt niet binnen de projectperiode 

Je stuurt een e-mail naar het NA met het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Zie vraag 7.  

Het NA zal je schriftelijk informeren over het besluit over het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Bij goedkeuring zal dat in de vorm van een te ondertekenen amendement op de Grant Agreement tussen het NA en de instelling zijn. 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.

Ja, digitale activiteiten, zoals een digitaal Multiplier Event of digitale Transnational Project Meeting, zijn mogelijk binnen KA2 Strategische Partnerschappen. Dit wordt geregeld middels het Addendum op de Grant Agreement. Zie onder vraag 16 de voorwaarden voor vergoeding.

Ja, zie hiervoor de tekst van Addendum to the Grant Agreement: 

A. Transnational project meetings

No additional unit costs are eligible for virtual activities. The resources available under the "Project management and implementation" budget shall cover the costs related with these meetings.

B. Multiplier events

a) Calculation of the grant amount: the grant amount is calculated by multiplying the number of participants in the virtual activity from organisations other than the beneficiary, the associated partners hosting a multiplier event and other project partner organisations as specified in the Agreement, by 15% of the unit contribution applicable per participant, as specified in Annex IV of the Agreement.

b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the multiplier event has taken place and that it is of an acceptable quality level.

c) Supporting documents:

  • Proof of the activity organised virtually with information on the name and date of the multiplier event.
  • Proof of the actual number of participants in the activity through a declaration signed by the organiser and specifying the name of the participant and the name and address of the sending organisation
  • Any documentation used or distributed for the multiplier event.


C. Learning, teaching and training activities

a) Calculation of the grant amount: the grant amount takes the form of unit contribution towards individual support.

  • No grant support for travel will be awarded.
  • Online linguistic support (OLS) should also be provided in case of virtual activities and the same rules apply.
  • Individual support: the grant amount is calculated by multiplying the number of days/months of virtual participation per participant, by 15% of the unit contribution applicable per day/month for the type of participant and for the receiving country concerned, as specified in Annex IV of the Agreement. Travel days before or after the activity cannot be included for the calculation of the individual support.

b) Triggering event:

  • Individual support: the event that conditions the entitlement to the grant is that the participant has undertaken the activity.
  • Linguistic support: the triggering event for the entitlement to the grant is that the participant has undertaken an activity exceeding 2 months and that the person has actually undertaken language preparation in the language of instruction.

c) Supporting documents

  • Individual support: Proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by the receiving organisation specifying the name of the participant, the purpose of the activity, as well as the start and end date of the virtual activity.
  • Linguistic support: Proof of attendance of courses in the form of a declaration signed by the course provider, specifying the name of the participant, the language taught and the duration of the linguistic support.

Special needs support

The beneficiary is allowed to transfer funds allocated for any budget category to special needs support, even if initially no funds were allocated for this category.

(a) Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible costs actually incurred.

(b) Eligible costs: costs directly related to participants with special needs and required to implement virtual activities.

(c) Supporting documents: invoices of the related costs specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice.

Dit is mogelijk voor Transnational Project Meetings (TPM’s), Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) en Multiplier Events (ME's). Voor deelnemers van ME’s en LTTA’s is er in dit geval vergoeding voor virtuele óf fysieke aanwezigheid (één van beide voor elke deelnemer). Voor de virtuele deelnemers gelden de budgetregels van een virtuele activiteit (zie Addendum) en voor de fysieke deelnemers de gebruikelijke budgetregels voor de betreffende activiteit (zie Annex IV). Voor TPM’s is alleen vergoeding beschikbaar voor deelnemers aan een fysieke bijeenkomst.

Voor de deelnemers die virtueel meedoen, gelden de regels voor virtuele activiteiten, ook als zij deelnemen aan een hybride activiteit waarbij anderen fysiek deelnemen.  

Een annuleringsverzekering afsluiten voor je reis- of verblijf kan altijd, maar er is geen aparte budgetpost voor verzekeringen. De vergoedingen voor de diverse activiteiten onder KA2 (zowel fysiek als virtueel) worden bepaald op basis van de reisafstand, het land van verblijf, de duur van de activiteit en/of het aantal deelnemers (zie programme guide of grant agreement). 

Deze vergoedingen kunnen indien wenselijk ook ingezet worden voor een annuleringsverzekering als onderdeel van de reis- of verblijfskosten. Ook is het mogelijk om dit uit Project Management & Implementation post te betalen, dit budget is in te zetten voor implementatie van het project.  

Zolang de budgetoverhevelingen passen binnen de geldende kaders (Grant Agreement, inclusief Addendum COVID-19) hoef je hiervoor vooraf geen toestemming te vragen bij het NA. Wel vragen we je om in de eerstvolgende rapportage kort de budgetoverheveling toe te lichten. Dit kan dus in je interim rapportage zijn, maar ook in je eindrapportage. Het helpt de beoordelaars bij het goed interpreteren van je resultaten, uitkomsten en bevindingen.  

Let op: indien je de opzet van je project wilt wijzigen in aantal of type activiteiten, is het wel nodig om dit middels een amendementsverzoek aan te vragen bij het NA. Stuur hiervoor een mail naar het NA.  

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor één event vink je ‘virtual event’ aan, voor het andere event niet. Je kunt nu de fysieke en virtuele deelnemers aangeven bij het betreffende event.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's)Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.

Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+ 

Dit is zeker mogelijk voor zowel Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) als Multiplier Events (ME’s). Voor het virtuele deel van de blended LTTA gelden de budgetregels voor virtuele bijeenkomsten (zie Addendum) en voor de fysieke bijeenkomst de gebruikelijke budgetregels voor LTTA’s (zie Annex IV). Hetzelfde geldt voor ME's.

Voor Multiplier Events (ME's): Maak twee events aan en koppel deze aan elkaar door ze dezelfde naam te geven. Voor de virtuele activiteit kun je ‘virtual event’ aanvinken. Dezelfde deelnemers kunnen deelnemen aan de virtuele én de fysieke bijeenkomst.

Voor Learning, Teaching and Training Activities (LTTA's) Je kunt per activiteit kiezen uit ‘virtual’, ‘physical’ of ‘blended’. Selecteer ‘blended’. Vul dan details in over de duur, het budget en deelnemers voor zowel het virtuele als fysieke deel van de activiteit.
Voor uitgebreidere informatie zie: Guide for Beneficiaries voor MT+