Skip naar content

Oekraïne FAQ

Meestgestelde vragen en antwoorden voor projecten Erasmus+ Jeugd

Oekraïne FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projecten Erasmus+ Jeugd

Laatste update: 13 april

Wij hebben in deze FAQ de meestgestelde vragen op een rij gezet over de mogelijkheden voor projecten binnen Erasmus+ met betrekking tot de situatie in Oekraïne.

Heb je een aanvullende vraag? Neem dan contact op met het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd.

Oekraïne FAQ voor toekomstige en lopende projecten Erasmus+ Jeugd

  • Focus op activiteiten rondom de integratie van Oekraïense vluchtelingen, de bevordering van Europees burgerschap en de strijd tegen desinformatie en nepnieuws

De deadlines voor het indienen van projectaanvragen binnen Erasmus+ voor de Aanvraagrondes 2022 (die in november 2021 zijn gepubliceerd) vind je op de website. We adviseren subsidieaanvragers om in de aanvragen activiteiten op te nemen rondom:

  • de integratie van Oekraïense vluchtelingen;
  • de bevordering van Europees burgerschap;
  • de strijd tegen desinformatie en nepnieuws.

Hiermee focust je subsidieaanvraag zich op verschillende prioriteiten van het programma Erasmus+; zoals inclusie en diversiteit, participatie en Europees burgerschap.

Heb je al een lopend project? Er zijn mogelijkheden om je project aan te passen m.b.t. de situatie in Oekraïne. Neem contact op met het Nationaal Agentschap om deze mogelijkheden te bespreken.

  • Categorie Rood/Oranje: Oekraïne, Rusland, Belarus (Wit-Rusland)

In deze landen kunnen projecten geen doorgang vinden. Indien er een nog lopend project plaatsvindt in een van deze landen is er hoogstwaarschijnlijk sprake van force majeure.

Heb je een subsidieaanvraag ingediend waarbij activiteiten plaatsvinden in een van deze landen? Dan adviseren we je om aanpassingen te maken in je project, bijvoorbeeld zoals hieronder aangegeven. Neem altijd éérst contact op met het Nationaal Agentschap zodra je besluit om dergelijke veranderingen toe te passen.

  • Vervang deelnemers uit bovenstaande landen door deelnemers uit partnerlanden uit het project. Dit kan zonder amendement. In het eindverslag geef je de nieuwe aantallen aan.
  • Betrek een nieuwe partner bij het project. Hiervoor dient een amendement te worden aangemaakt bij je huidige contact. Dien hiervoor een verzoek in via erasmusplus@nji.nl. Daarbij geef je een korte toelichting over de nieuwe partner (wie zijn ze en waarom zijn ze passend voor deelname aan je project?) en vraag je een Partner Mandate voor de nieuwe partner aan. Deze ontvangen we graag ondertekend retour.
  • Laat het project doorgaan zonder de desbetreffende partner/deelnemers. Dit verantwoord je vervolgens inhoudelijk en financieel in het eindverslag.
  • Categorie Geel/Groen: Moldavië, Polen, Georgië, Finland, Estland, Letland, Litouwen, Slowakije, Hongarije, Roemenië

    Projecten in deze landen kunnen grotendeels doorgaan, omdat er (behalve in bepaalde grensregio's) momenteel geen tot weinig veiligheidsrisico’s zijn. We raden aan om het reisadvies van de Rijksoverheid goed in de gaten te houden, goed contact met je partners te houden en geen onnodige risico’s te nemen.

Force majeure kan worden ingezet voor lopende projecten in Oekraïne, Rusland, en buurlanden van Oekraïne waar gerelateerde risico’s zijn. We baseren ons daarom op de reisadviezen van de Rijksoverheid. Heb je een lopend project in een gebied van een buurland van Oekraïne, dat nu reisadvies rood of oranje heeft gekregen, en al kosten gemaakt? Dan heb je hoogstwaarschijnlijk recht op force majeure.

Heb je een lopend project in een gebied met reisadvies groen en twijfel je over het voortzetten ervan, omdat het niet meer veilig voelt? Neem dan contact op met het NA, zodat we samen de situatie kunnen bekijken. In dit geval kunnen we in eerste instantie (nog) geen force majeure toekennen.

Stuur het verzoek tot force majeure in een e-mail naar het Nationaal Agentschap met daarin een omschrijving van de situatie. Een programma-adviseur zal de force majeure-aanvraag wel of niet goedkeuren. Een akkoord betekent dat je force majeure-aanvraag past binnen de richtlijnen voor force majeure en je gemaakte kosten kunt rapporteren conform deze richtlijnen en binnen het maximaal toegekende bedrag. Dit akkoord betreft nog geen akkoord op de hoogte van de kosten. De daadwerkelijke afrekening gebeurt op basis van de verantwoording in de Beneficiary Module, die je in de Beneficiary Module als ’force majeure’ dien in te vullen.

Let op: extra kosten boven het maximale toegekende bedrag in het contract kunnen nooit worden gehonoreerd.

Helaas heeft de Europese Commissie (nog) geen addendum voor digitale activiteiten opgesteld (zoals er bijvoorbeeld voor COVID-19 inmiddels wel is). Dit betekent dat digitale activiteiten vooralsnog niet subsidiabel zijn.

Het is volgens de richtlijnen van de Europese Commissie toegestaan om veranderingen in je project aan te brengen wat betreft partners en deelnemers. Daarvoor gelden de volgende mogelijkheden:

  • Vervang deelnemers uit bovenstaande landen door deelnemers uit partnerlanden uit het project. Dit kan zonder amendement. In het eindverslag geef je de nieuwe aantallen aan.
  • Betrek een nieuwe partner bij het project. Hiervoor dient een amendement te worden aangemaakt bij je huidige contact. Dien hiervoor een verzoek in via erasmusplus@nji.nl. Daarbij geef je een korte toelichting over de nieuwe partner (wie zijn ze en waarom zijn ze passend voor deelname aan je project?) en vraag je een Partner Mandate voor de nieuwe partner aan. Deze ontvangen we graag ondertekend retour.
  • Laat het project doorgaan zonder de desbetreffende partner/deelnemers. Dit verantwoord je vervolgens inhoudelijk en financieel in het eindverslag.

Neem in bovenstaande gevallen altijd contact op met het Nationaal Agentschap om wijzigingen door te geven.

Het is voor Oekraïense deelnemers via twee manieren mogelijk om deel te nemen zonder Oekraïense zendorganisatie.

  1. Indien Oekraïense deelnemers in een ander land verblijven waar een andere partner van het project is gevestigd, dan nemen ze deel namens het desbetreffende land waar ze verblijven.

Voorbeeld: Je hebt in je project een partnerorganisatie in Polen en een partnerorganisatie in Oekraïne. De partnerorganisatie in Oekraïne kan door de situatie haar werk niet meer uitoefenen.  

De Oekraïense deelnemers die in Polen verblijven, mogen deelnemen namens Polen via de Poolse partner. De Poolse partner is dan de zendorganisatie.

  1. Indien Oekraïense deelnemers nog in Oekraïne zijn of in een land verblijven waar geen partners van je project zitten, dan mag de ontvangende organisatie - op vrijwillige basis - de rol en verantwoordelijkheden overnemen van de Oekraïense zendorganisatie. De ontvangende organisatie controleert in zo’n geval de eligibility van deelnemers, zoals de oorspronkelijke Oekraïense zendorganisatie had gedaan. Dit betekent dat zij een paspoort/verblijfsvergunning en de leeftijdslimiet controleren, voor de activiteiten waarop dit van toepassing is.

Voorbeeld: Je hebt in je project een partnerorganisatie in Oekraïne, maar door de situatie kan deze haar werk niet meer uitvoeren. Deelnemers uit Oekraïne verblijven momenteel in Roemenië, maar in dit land zit geen partnerorganisatie van je project. Als ontvangende organisatie kan je er vrijwillig voor kiezen om de Oekraïense deelnemers uit Roemenië toch te ontvangen. De ontvangende organisatie neemt dan de rol en verantwoordelijkheden over van de Oekraïense zendorganisatie.  

NB: Deelnemers uit Oekraïne die zo toch kunnen deelnemen mogen onder de categorie ‘participants with fewer opportunities’ opgevoerd worden.

  • Voor projecten binnen Key Action 1: Russische deelnemers en organisaties mogen blijven deelnemen, mits deze niet op de European Union Consolidated Sanctions List staan. U bent zelf verantwoordelijk om dit te controleren vóórdat uw project start.
  • Voor projecten binnen Key Action 2: Russische overheidsinstanties, organisaties die door de Russische overheid worden gecontroleerd en Russische instituten die educatieve activiteiten aanbieden mogen niet meer deelnemen als partner bij KA2-projecten. Wij raden u aan een andere partner voor uw project te zoeken. U bent daarnaast zelf verantwoordelijk om te controleren of uw Russische partners en deelnemers op de European Union Consolidated Sanctions List staan. Organisaties en individuen op deze lijst mogen niet deelnemen aan het programma.

Disclaimer: de Oekraïne FAQ heeft betrekking op de programmaperiode Erasmus+ 2021-2027. De Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Gerelateerde websites: