Technische instructie voor projectaanvragers Erasmus+

Je hebt voor het online schrijven en indienen van de subsidieaanvraag een persoonlijke EU-Login account nodig. 

Heb je nog geen EU-login account? Klik hier om een EU-Login account aan te maken.

Om een aanvraag in te dienen, heeft jouw organisatie een Organisation ID (OID) nodig. Dit is een unieke code van 9 tekens waarmee organisaties geregistreerd staan in de IT-systemen van de Europese Commissie.

• S​​​​ubsidieaanvragen beheerd door Nationale Agentschappen Erasmus+

Voor de subsidieaanvragen die worden beheerd door de Nationale Agentschappen Erasmus+, moet je organisatie geregistreerd zijn in het Erasmus+ and European Solidarity Corps Portal van de Europese Commissie.

Organisaties die eerder hebben deelgenomen aan een door een Nationaal Agentschap Erasmus+ beheerde aanvraag, hebben automatisch al een Organisation ID. Gebruik de zoekfunctie om te controleren of jouw organisatie al een Organisation ID heeft.

Heeft jouw organisatie nog geen Organisation ID? Registreer jouw organisatie dan op deze pagina.

• S​​​​ubsidieaanvragen centrale acties (EACEA)

Let op: de subsidieaanvragen voor centrale acties worden beheerd door het Uitvoerend Agentschap voor onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA).

Bezoek hiervoor het portaal Funding & tender opportunities van EACEA en volg de aparte instructie om je organisatie te registreren.

Kom je er niet helemaal uit bij het registreren van je organisatie (voor het krijgen van een OID)?

Lees dan de handleiding voor het Organisation Registration System.

Als onderdeel van het registratieproces in het Organisation Registration System zullen organisaties ook een aantal gevraagde documenten moeten downloaden, ondertekenen en vervolgens uploaden:

• Het formulier juridische entiteit (als pdf-bestand). Publieke scholen en particuliere organisaties kunnen het formulier Private Companies gebruiken. Meer informatie over dit formulier is te vinden op de website van de Europese Commissie. 

• Recent uittreksel Kamer van Koophandel (niet ouder dan 3 maanden, als pdf-bestand).

• Recent formulier financiële identificatie (als pdf-bestand, niet ouder dan 3 maanden voor nieuwe aanvragers). Let op: vul het formulier in dat betrekking heeft op het land waar de bank gevestigd is, zelfs als de aanvragende organisatie officieel in een ander land is geregistreerd. Meer informatie over dit formulier is te vinden op de website van de Europese Commissie.

• Indien er op het formulier financiële identificatie geen stempel en handtekening van de bank staan: een recent bankafschrift van de in het financiële identificatie-formulier opgevoerde bankrekening (niet ouder dan 3 maanden, pdf-bestand).

• Het meest recente jaarverslag (als pdf-bestand). Let op: dit geldt alleen voor private organisaties met aanvragen boven € 60.000 euro.

Voor subsidies van private organisaties boven € 60.000 euro kan het nodig zijn dat de projectaanvrager aanvullende documenten moet uploaden om de financiële draagkracht van de organisatie te onderbouwen.

De Europese Commissie zet de aanvraagformulieren Erasmus+ online, tijdig voor de deadline.

Om een Europese subsidie in het kader van het programma Erasmus+ aan te vragen, moeten projectaanvragers het voor de desbetreffende actielijn specifieke aanvraagformulier gebruiken.

Vul het juiste aanvraagformulier in. Bij het invullen van je Organisation ID verschijnen je organisatiegegevens automatisch. Vul het formulier volledig in, van boven naar beneden.

Voor het berekenen van subsidie voor je reiskosten gebruik je de officiële afstandscalculator van de Europese Commissie. In het formulier vul je het aantal kilometers voor een enkele reis in, maar het subsidiebedrag is voor de heen- en terugreis.

• Declaration on honour

De declaration on honour is onderdeel van het aanvraagformulier. Download deze vanuit het aanvraagformulier, print uit, laat ondertekenen en scan in. Het ondertekende document voeg je toe als bijlage. Lees hier meer over wie de Declaration on honour mag ondertekenen.

Let op: vergeet bij het ondertekenen niet de naam van de tekenbevoegde en de datum van ondertekening te vermelden. 

• Mandates (alleen bij een KA1-consortium)

Vraag je subsidie aan namens een KA1 consortium? Voor elk deelnemend consortiumlid dient een apart mandaat bijgevoegd te worden. De scan voeg je toe als bijlage.

• Partner mandates (alleen indien van toepassing)

Vraag je subsidie aan voor een internationaal partnerschap? Per projectpartner vul je een apart formulier in, dat jullie beiden ondertekenen. De scan voeg je toe als bijlage. Let op: je kunt maximaal vijf bijlagen toevoegen. Als je meerdere partner mandates wilt toevoegen, bundel deze dan tot één document.

Controleer de deadline van de subsidieaanvraag en dien je aanvraag op tijd in.