Skip naar content
Subnavigatie

Corona FAQ | Meestgestelde vragen en antwoorden voor projectcoördinatoren

Disclaimer: deze Corona FAQ heeft betrekking op de programmaperiode Erasmus+ 2014-2020 en 2021-2027. De Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: november 2022

Allereerst: ga pas van start wanneer vanuit alle betrokken partners zeker is dat de activiteit kan worden georganiseerd, conform de formele richtlijnen van de betrokken landen. Er is sprake van force majeure (overmacht) als een organisatie de uitwisseling, activiteit of training toch heeft moeten annuleren door onvoorziene wijzigingen in de COVID-19 richtlijnen uit haar eigen land of regio of die van betrokken partners.

Daarnaast is het mogelijk dat onvoorziene, COVID-gerelateerde kosten gedurende reeds lopende projecten onder force majeure vallen. Tot slot is er naar alle waarschijnlijkheid sprake van een force majeure, wanneer  de activiteit in de nabije toekomst wel door kan gaan, maar de kwaliteit niet geborgd kan worden. Neem in alle gevallen van te voren contact met ons op.

Force majeure is niet van toepassing als een deelnemer ziek wordt en daardoor niet aan het project kan deelnemer. Zoals vermeld in de Programmagids dient de organisatie een passende verzekering (bijv. reisverzekering en annuleringsverzekering) af te sluiten voor deelnemers. Als een deelnemer ziek wordt of positief test op COVID-19 en daardoor niet kan reizen, valt dit onder de verzekering. Ga daarom goed na wat de desbetreffende verzekering wel en niet vergoed.

Bekijk op deze webpagina van Rijksoverheid de kleurcodes van landen en gebieden m.b.t. het reisadvies. Indien u met partners samenwerkt in andere landen, wees ervan bewust dat deze landen andere reisadviezen kunnen hanteren. 

Organisaties die een activiteit willen annuleren, uitstellen of onvoorziene COVID-gerelateerde kosten moeten maken en aanspraak willen maken op force majeure verzoeken we dringend om contact met ons op te nemen. 

Na contact met het NA kan het vinkje ‘Force Majeure’ aangezet worden in de Mobility Tool voor de activiteit die niet door kan gaan. Vul bij de omschrijving ‘Covid’ of ‘Corona’ in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop force majeure van toepassing is. Voorbeelden daarvan zijn bijv. een negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (printscreen met de datum erbij), een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan. 

Onder force majeure accepteren we kosten onder de volgende voorwaarden:

  • Kosten die niet gedekt worden door de verzekeringsmaatschappij en op basis van de beslissing van de verzekeraar of een ander schriftelijk document (bijvoorbeeld algemene voorwaarden).
  • Als organisatie heb je er alles aan gedaan om de gedane uitgaven terug te vorderen.
  • Uitgangspunt bij het toepassen van een force majeure is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Als gevolg van de coronacrisis kunnen slechts enkele projecten nog doorgaan zoals gepland. Indien dit niet mogelijk is, dan kan er gekozen worden om projecten deels virtueel uit te voeren. Neem contact op met het Nationaal Agentschap vóórdat je besluit dit te doen: het is namelijk verplicht om een addendum voor het organiseren van virtuele activiteiten ten gevolge van COVID-19 aan te vragen. Het addendum is pas rechtsgeldig als dat door beide partijen is ondertekend.

Er zijn daarnaast andere voorwaarden en verplichtingen vastgesteld bij het uitvoeren van virtuele activiteiten. Bekijk daarvoor alvast de voorbeelden van de addenda op deze pagina. 

Het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd is bereikbaar via telefoonnummer 030 – 2306 344. Omdat we binnen Erasmus+ Jeugd ook de richtlijnen van de Nederlandse overheid opvolgen werken onze collega’s deels vanuit huis. Hierdoor kan het voorkomen dat we telefonisch minder goed bereikbaar zijn. Heb je een dringende vraag? Stuur ons dan een e-mail naar erasmusplus@nji.nl en vermeld duidelijk in de onderwerpregel dat het om een spoedvraag gaat.

Deelnemers en vrijwilligers adviseren wij om in eerste instantie contact op te nemen met de organisatie van het betreffende project.

Voor projectenaanvragen t/m 2021

Indien u uw projectaanvraag in 2021 of eerder heeft gedaan is het mogelijk om de kosten voor COVID tests op te voeren onder de post buitengewone kosten in uw eindverslag, ook als u deze kosten niet in de projectaanvraag hebt opgegeven. De kosten worden verantwoord via bonnen en moeten redelijkerwijs in verhouding staan tot de activiteit en passen binnen de Grant Agreement. Er wordt dus géén extra budget toegekend. Het totaal mag, zonder amendement, niet meer zijn dan 10% van het totale budget. Aanvragers kunnen wel flexibel schuiven binnen de posten (dus ook wanneer er op voorhand geen buitengewone kosten zijn aangevraagd en deze post dus nul euro bedraagt). In het eindverslag wordt gevraagd force majeur te selecteren bij de betreffende mobiliteiten waar COVID-gerelateerde kosten worden opgevoerd.
Weet tot slot dat ieder eindverslag apart wordt beoordeeld en er dus geen garanties zijn.

Voor projectaanvragen vanaf 2022

Voor projectaanvragen vanaf 2022 dient u de kosten voor COVID tests op te nemen in uw projectaanvraag. Het is niet meer mogelijk om, zoals in de voorgaande jaren, de kosten alleen op te voeren in het eindverslag onder buitengewone kosten. De kosten worden verantwoord via bonnen en moeten redelijkerwijs in verhouding staan tot de activiteit. Het totaal mag, zonder amendement, niet meer zijn dan 10% van het totale budget. Weet tot slot dat ieder eindverslag apart wordt beoordeeld en er dus geen garanties zijn.

Enkel als op het moment van het plannen van de mobiliteit de formele reisadviezen van alle betrokken landen op geel staan, gelden dezelfde regels rondom force majeure als in het voorjaar van 2020. Alle informatie die je in de Corona FAQ op onze website vindt, is ook dan van toepassing

De mobiliteiten zijn in principe ontvankelijk. Er zal echter geen sprake van force majeure zijn, want de situatie rondom corona was in dit geval voorzienbaar. Dit betekent dat het risico voor de organisatie is. Indien je naar een land afreist met code rood of oranje, houd dan rekening met beperkte dekking door reisverzekeraars. 

Start je binnenkort met een project of een activiteit? Om te helpen bij de beslissing om een project of activiteit wel of niet door te laten gaan of op te starten zetten we graag enkele tips en aandachtspunten op een rij. Je leest alle tips en aandachtspunten verderop in deze tekst.

Daarnaast verzoeken we je dringend om géén kosten te maken zolang er vanuit alle betrokken partners geen duidelijkheid is dat de activiteit daadwerkelijk veilig plaats kan vinden. Ga pas van start als je vanuit alle betrokken partners zeker weet dat je conform de formele richtlijnen van de betrokken landen de activiteit kan organiseren. Force majeure kan alleen aangevraagd worden voor situaties die van te voren niet te overzien waren.

Een ander punt van aandacht is de veiligheid van deelnemers. In de Grant Agreement staat vermeld dat je als organisatie verantwoordelijk bent voor de veiligheid van deelnemers. De lijst met onderwerpen is dan ook puur ter inspiratie om een start te maken met het eigen beleid en draaiboek in verband met corona. We hopen je met deze lijst te inspireren om de activiteit beter vorm te geven, waarbij je zelf de invulling regelt om de veiligheid van alle deelnemers te waarborgen.

Onderstaande onderwerpen kunnen je helpen om (verder) na te denken over richtlijnen, reizen, activiteiten en wat te doen bij noodsituaties.

Samenwerking

Zorg dat alle regels en afspraken rondom corona goed worden doorgesproken met alle partners. Samen zorg je ervoor dat alle deelnemers zich veilig en comfortabel voelen bij de genomen afspraken.

Hygiëne en contact

Er zullen waarschijnlijk extra maatregelen genomen moeten worden rondom hygiëne en contact. Een bijkomende moeilijkheid is dat deze regels en voorschriften per land kunnen verschillen.

Zorg ervoor dat de nationale COVID-regels van het land waar de activiteit plaatsvindt worden gehandhaafd. We raden aan om alle partners en deelnemers hier vooraf over te informeren. 

Deelnemen

Geef duidelijk aan wanneer een deelnemer moet thuisblijven als deze coronaklachten heeft. Denk daarbij ook aan eventuele afspraken over huisgenoten.

COVID en AVG

Op de website van autoriteit persoonsgegevens vind je meer informatie over privacy en COVID. Zo mag een organisatie wel vragen om een test- of vaccinatiebewijs, maar een deelnemer hoeft dit niet verplicht te laten zien. 

Reizen in tijden van COVID

Reizen in tijden van COVID brengt extra uitdagingen met zich mee. Vragen die je uit kunt zoeken zijn bijvoorbeeld:

  • Is het mogelijk om flexibelere vliegtickets te kopen waarbij bijvoorbeeld de reisdatum kan worden gewijzigd?
  • Wat is de meest optimale en directe reisroute naar de activiteit?
  • Is er een quarantaineperiode indien er door meerdere landen wordt gereisd of bij aankomt in het gastland en/of terugkeer in het thuisland?

Zorg daarnaast, zoals altijd, dat de reisverzekering voor elke deelnemer in orde is. Sluit indien nodig een extra verzekering af. Vergeet niet na te gaan hoe het zit met repatriëring in geval van corona.

Moeten deelnemers gevaccineerd zijn om Nederland binnen te mogen komen indien de activiteit in NL plaatsvindt?
Op de website van de Rijksoverheid vind je de precieze regels rondom het reizen naar Nederland. Als aanvrager ben je zelf verantwoordelijk om deze regels goed in de gaten te houden.

Activiteiten

Er wordt veelal aangeraden om fysiek contact tussen deelnemers zo veel mogelijk te mijden. Ga na of het mogelijk is om fysieke activiteiten in de buitenlucht te organiseren. Indien er uitstapjes worden georganiseerd is het aan te raden om de regels op desbetreffende locaties goed in de gaten te houden.

Groeps-accommodatie

Bij groepsaccommodaties is het aan te raden om het aantal deelnemers dat in een ruimte slaapt te beperken. Wellicht is het mogelijk om extra slaapruimtes te creëren of uit te wijken naar een grotere accommodatie? Daarnaast kunnen slaapruimtes ingedeeld worden per landengroep. 

Werkruimtes

De afstandsregels verschillen van land tot land. Zijn ze beschreven in vierkante meters of anderhalve meters, zijn ze leeftijdsgebonden of niet? Neem ze mee in de voorbereiding en wanneer je de afspraken tussen de verschillende partnerorganisaties opstelt.

Contactonderzoek

In veel landen geldt contactonderzoek. Deelnemerslijsten die worden bijgehouden door de organisator kunnen daarbij als basis dienen. In het kader van contactonderzoek is het belangrijk dat elke partner toegang heeft tot de deelnemerslijst, ook na de activiteit. De regelgeving rond privacy kan verschillen van land tot land. Bespreek dit met alle partners en maak duidelijke afspraken. Communiceer deze vooraf aan de deelnemers, begeleiders en voor minderjarigen aan de ouders of voogd.

Noodprocedure

Het is aan te raden om samen met alle partners een noodprocedure op te stellen. Vragen die beantwoord worden in dit noodplan kunnen zijn:  

Wat als …

  • een deelnemer voor vertrek ziek wordt?
  • een activiteit niet kan doorgaan in het gastland?
  • een deelnemer tijdens de heenreis niet verder mag reizen?
  • een deelnemer tijdens de activiteit positief test?
  • een deelnemer gecontacteerd wordt tijdens de activiteit in het kader van contactopvolging?
  • (een deel van) de deelnemersgroep tijdens de activiteit in quarantaine moet?
  • een deelnemer na de activiteit positief test?

Een lijst met handige websites die je kunt raadplegen voor meer informatie, tips & tricks.

  • Op de website van het NJi staat informatie voor professionals in het jongerenwerk. Hoe blijf je in contact met jongeren en hoe organiseer je je werk tijdens de coronatijd? Lees de informatie en tips hier
     
  • Op de website van het RIVM staat een overzicht met landen voor wie de Nederlandse grens open of gesloten is. Ook wordt aangegeven of reizigers uit specifieke landen wel of niet in quarantaine moeten bij aankomst in Nederland: