Impacttool
Wie bekend is met Erasmus+ zal het begrip impact bekend in de oren klinken. Maar het is een term die veel vragen oproept. Wat betekent dit nou precies voor jouw project? Hoe zorg je ervoor dat een project een zo groot mogelijke impact heeft? We helpen je graag op weg.
! IMPACT (Desired impact)
De grotere en bredere (sociale) veranderingen die ook plaatsvinden door andere actoren en factoren:
- Je hebt deze verandering geanalyseerd en het project zo ontworpen dat het aan deze verandering zal bijdragen.
- Je kunt dit niet meten. Het project heeft hier slechts een kleine invloed op.
- Voorbeelden in KA2: de verbinding tussen jongeren en de arbeidsmarkt verbeteren.
+ OUTCOME (Expected impact)
De (kleinere) veranderingen die je wilt bereiken wanneer je de activiteiten hebt uitgevoerd.
Veranderingen die ‘blijven’:
- De effecten van het project, de output leidt tot deze verandering.
- Deze veranderingen zijn duurzaam; de veranderingen blijven bestaan nadat het project is afgelopen.
- Deze veranderingen worden onmiddellijk tot zesmaanden na het project zichtbaar.
- Naar verwachting zal de expected impact bijdragen aan de desired impact.
- Voorbeelden in KA2: veranderingen in de kwaliteit van lesgeven, gedrag, motivatie, vaardigheden, etc.
= OUTPUT
De producten die rechtstreeks voortvloeien uit de activiteiten:
- Voor output worden veel verschillende termen gebruikt. Output wordt ook wel deliverable genoemd, en soms worden outputs geïdentificeerd als een milestone van het project.
- Outputs bevatten vaak concrete resultaten die worden vermeld in de scope van het werk of werkplan. Bijv. (aantal mobiliteiten, gehouden evenementen, ontwikkelde producten, berichten gecommuniceerd (ondersteund door presentielijsten, rapporten, actuele producten, enz.). We beschouwen deze concrete resultaten niet als veranderingen.
- Alle output samen moet leiden tot de expected impact.
- Voorbeelden in KA2: personeelsmobiliteit gericht op nieuwe onderwijstechnieken voor inclusief onderwijs; samenwerking met de kunstacademie van Madrid is gevestigd.
> ACTIVITIES
Welke activiteiten binnen het project worden gedaan gedurende de projectperiode?
- Je ontwerpt activiteiten die leiden naar de output en dus resultaten die je graag zou willen zien.
- Dit betekent dat de selectiecriteria, soort partners, begeleiding worden bepaald GEBASEERD op de verwachte resultaten.
... INPUT
Alle middelen die nodig zijn om het project te laten werken:
Financiering, personeelstijd en expertise die je nodig hebt om de activiteiten te implementeren.
Read moreToelichting en meer informatie
Kies hier vanuit welk segment u de tool gebruikt.
MOBILITEIT
PARTNERSCHAPPEN
Wanneer we het binnen Erasmus+ over mobiliteit hebben, gaat het over het opdoen van buitenlandervaring. Om bijvoorbeeld je kennis en competenties te vergroten of nieuwe culturen te leren kennen. Voor studenten, stafleden, jongeren en jongerenwerkers.
Samenwerken, kennis delen, innoveren. Dat kan binnen de internationale partnerschappen. Je ontwikkelt samen nieuwe inzichten of wisselt goede voorbeelden uit. Samenwerking tussen scholen is mogelijk of tussen andere (Europese) organisaties.
Het is belangrijk dat de projecten van Erasmus+ zoveel mogelijk effect hebben en zo goed mogelijk slagen. Daarom besteedt het Nationaal Agentschap Erasmus+ veel aandacht aan wat we impact noemen. Daarmee doelen we op de verandering die mede dankzij een project wordt bereikt – voor een individu, voor een organisatie en voor de maatschappij.
Om je bij dit proces te helpen, hebben wij de Impacttool ontwikkeld. Deze helpt jou:
- Na te denken over de beoogde verandering en het design van het project.
- Checken of jullie voldoende vertrouwen hebben in de voorgestelde interventies.
- Na te denken op welke momenten in het project jullie de voortgang kunnen monitoren en/of bijsturen.
Voordat je met de Impacttool aan de slag gaat: houd er rekening mee dat in projectplanning vaak verschillende termen worden gebruikt voor dezelfde zaken. Omdat ook binnen de officiële Erasmus+ Programmagids verschuivingen optreden, hebben we alvast een vergelijkende tabel voor je opgesteld:
IMPACTTOOL
PROGRAMMAGIDS
ALTERNATIEVE TERMEN
Heb je vragen? Neem dan contact met ons op, we staan altijd voor je klaar.
IMPACT ! gewenste impact met indirecte invloed
Aan welke fundamentele verandering wil je bijdragen?
Verandering op de (langere) termijn, zoals:
- Actief burgerschap
- Meer gelijke kansen
- Verbeterde inzetbaarheid op de arbeidsmarkt
- Betere economische ontwikkeling
- Verbeterd onderzoek
Hier start je de discussie over jouw project. Bedenk hoe de toekomst voor jouw doelgroep er uit ziet, wat zij over ongeveer 5 jaar bereikt hebben en wat jouw project gaat bijdragen. Voer deze discussie met mensen die betrokken zijn bij jouw project. Dit zijn mensen van diverse pluimage, denk aan jongerenwerkers, maatschappelijk werkers, directie, docenten, opleidingsmanagers. Maar het belangrijkst is natuurlijk de doelgroep zelf, dus studenten, scholieren en jongeren . Deze discussie legt de basis voor latere beslissingen in wat je moet doen met wie voor een zo een groot mogelijke impact.
Impact is een brede sociaal maatschappelijke verandering natuurlijk bereik je deze gewenste verandering niet alleen met jullie eigen project. Er zijn veel meer factoren waar jullie project geen directe invloed op heeft. Bijvoorbeeld de directe leefomgeving van de doelgroep. Om de resultaten van jouw project zo goed mogelijk te laten zijn is het belangrijk dat je niet voor jouw doelgroep denkt. Betrek hen zoveel mogelijk en laat hen meedenken en meebeslissen over het ontwerp en de uitvoering. Op deze manier sluit jouw project zo goed mogelijk aan bij hun behoeften en is jouw relevantie zo groot mogelijk.
REFLECTIEVRAGEN
Laat je projectidee even los. Bevraag jezelf kritisch.
- Wie zijn precies de begunstigden of is de doelgroep van je project?
- Welke andere stakeholders zijn betrokken, hoe zien zij de doelgroep?
- Tot welke bredere verandering zal het gebruik van de resultaten van het project leiden? Beschrijf deze ontwikkeling in termen van waarneembare veranderingen? (Wat is het dat je eigenlijk kunt zien?)
- Wat is de rol van je organisatie in het realiseren van verandering voor je doelgroep, valt dit binnen het mandaat van je organisatie?
- Hoe helpt een Strategisch partnerschap Erasmus+ je die verandering te realiseren?
- Aan welke (grotere) ontwikkeling of verandering voor je doelgroep wil je bijdragen? Denk daarbij aan verandering op verschillende niveaus: studenten/leerlingen, docentniveau, organisatieniveau en ook buiten de organisatie.
AANVRAAGFORMULIER
De informatie die je hier verzamelt kan interessant zijn voor de volgende delen van het aanvraagformulier:
- Waarom wil je dit project uitvoeren?
- Wat zijn de doelstellingen?
- Hoe verhoudt het zich tot de doelstellingen van het programma Erasmus+ en deze specifieke actielijn?
- Wat zijn de vraagstukken en behoeften die je met dit project wilt aanpakken?
DOORVERWIJZINGEN
In deze fase verdiep je je vooral in de context, tools die je kunt gebruiken, zijn:
VOORBEELD
OPDRACHT
Het is een paar jaar na het project. Trots en tevreden kijken jullie terug op de mobiliteitsprojecten. Het heeft absoluut bijgedragen aan de positieve verandering die je nu ziet.
- Schrijf in maximaal 20 woorden de nalatenschap. Red je het niet in 20 woorden, denk dan nog eens goed na wat je ècht wilt bereiken met dit project.
- Begin met: Mede door ons project…
- Beschrijf dit in termen van VERANDERING en voor WIE die verandering geldt.
OUTCOME + verwachte impact onder directe invloed
Wat is jouw projectbijdrage aan deze verandering?
Verandering in bijvoorbeeld:
- benutting van nieuwe vaardigheden, kennis en gedrag
- verbeterd zelfvertrouwen, grotere zelfstandigheid
- Actieve samenwerking met stakeholders in onderwijs/jeugdwerk
Kijk naar de ‘droom’ bij impact. Om deze droom te bereiken moet je met het project een verandering bij de doelgroep bereiken.
REFLECTIEVRAGEN
- Wat moet er veranderen om die grotere ‘impactdroom’ te realiseren?
- Welke verandering/effect bij je doelgroep, binnen je organisatie of bij andere organisaties moet je bereiken om bij te dragen aan deze impact?
- Hoe zal de doelgroep de tastbare aspecten als vaardigheden, gedrag, samenwerking als gevolg van het project inzetten om de gewenste veranderingen te realiseren?
- Wanneer wordt je project een succes? Formuleer dit zo SMART mogelijk.
- Heb je nagedacht over de effectiviteit en rechtvaardigheid van je interventie?
AANVRAAGFORMULIER
De informatie die je hier verzamelt kan interessant zijn voor de volgende delen van het aanvraagformulier:
- Waarom wil je dit project uitvoeren?
- Wat zijn de doelstellingen?
- Hoe verhoudt het zich tot de doelstellingen van het programma Erasmus+ en deze specifieke kernactiviteit?
- Wat zijn de problemen en behoeften die je met dit project wilt aanpakken?
- Hoe heb je je projectpartners gekozen?
- Welke ervaring en competenties zullen zij inbrengen in het project?
VOORBEELD
OPDRACHT
Vul nu het schema voor jouw project in.
OUTPUT = kan worden gereguleerd
Wat zijn de benodigde resultaten?
Concrete resultaten, zoals:
- Getrainde leerkrachten / jongerenwerkers
- Getrainde leerlingen / studenten / jongeren
- E-tools / toolkits
- Publicaties
- Online platforms
Kijk naar de bovenstaande ‘droom’ (gewenste impact) en de outcomes (verwachte impact) die je zojuist hebt omschreven. Outcome wordt bereikt als de doelgroep van jouw project zelfstandig een structurele verandering laat zien in werkwijze, houding of gedrag. Vaak is hiervoor een tastbaar resultaat nodig dat door de doelgroep gebruikt wordt om de outcome tot stand te brengen. Deze tastbare en concrete projectresultaten noemen we output, of soms ook wel deliverable.
Het creëren van een goede output vraagt veel afstemming en communicatie tussen de projectpartners. Het project iExpress Myself van Koninklijke Visio is een goed voorbeeld van dit proces.
REFLECTIEVRAGEN
- Welke concrete resultaten ga je realiseren?
- Waarom heb je voor deze resultaten gekozen?
- Hoe weet je dat de doelgroep deze resultaten gaat gebruiken?
- Heb je alle tastbare resultaten opgenomen die nodig zijn om de beoogde uitkomsten te realiseren?
Check: kloppen de antwoorden nog steeds met de antwoorden gegeven bij stap 1 en 2? Sluiten de antwoorden op de vragen aan bij impact en outcomes? Waarom?
AANVRAAGFORMULIER
De informatie die je hier verzamelt kan interessant zijn voor de vragen in het aanvraagformulier.
- Hoeveel deelnemers nemen jullie mee?
- Wat wordt er concreet opgeleverd?
VOORBEELD
OPDRACHT
Vul nu zelf het schema in.
ACTIVITEITEN > worden uitgevoerd door het project
Welke activiteiten zijn nodig?
Activiteiten, zoals:
- Workshops
- Trainingssessies
- Discussiegroepen
- Reflectie-activiteiten
Je hebt nu een aantal gewenste veranderingen bij je doelgroep, je eigen organisatie of eventueel buiten de eigen organisatie aangegeven. Hoe denk je die veranderingen met je project te gaan bereiken?
REFLECTIEVRAGEN
- Welke activiteiten ga je daarvoor inzetten?
- Wat betekent dit voor de inrichting van je project?
- Heb je speciale activiteiten nodig voor begeleiding/mentoring?
- Beschikt je organisatie over de juiste vaardigheden en expertise om deze activiteiten succesvol uit te voeren, of moet je projectpartners hiervoor aantrekken?
- Is capaciteitsopbouw voor medewerkers binnen dit project ingebed in het HR-beleid van je organisatie?
- Heb je rekening gehouden met de efficiëntie van je activiteiten? (bv. groepsgrootte, wijze van instructie of interface)
- Weet je zeker dat deze activiteiten de gewenste resultaten zullen opleveren?
- Kunnen deze activiteiten worden uitgevoerd met subsidie van Erasmus+? Zo niet, zijn er alternatieve financieringsbronnen/ middelen beschikbaar?
Check: kloppen de antwoorden nog steeds met de antwoorden gegeven bij stap 1, 2 en 3? Sluiten de activiteiten aan bij de antwoorden op de vragen bij impact, outcomes en output? Kan dit onderbouwd worden? Op basis van ervaringen of onderzoek?
AANVRAAGFORMULIER
De informatie die je tot nu toe hebt verzameld, kan interessant zijn voor de volgende onderdelen van het aanvraagformulier.
- Maak een chronologisch overzicht van de belangrijkste activiteiten die je van plan bent te organiseren.
- Beschrijf voor elke activiteit de achtergrond en behoeften van de deelnemers en hoe deze deelnemers geselecteerd worden.
- Leg de context en doelstellingen uit van de activiteiten die je van plan bent en op welke manier ze voldoen aan de doelstellingen van het project.
- Welke leerresultaten of competenties moeten de deelnemers bij de betreffende activiteit verwerven/verbeteren?
VOORBEELD
OPDRACHT
Vul het schema in voor je eigen project.
INPUT … kan worden gereguleerd
Wat zijn je middelen?
Middelen, zoals:
- Tijd
- Financiën
- Staf
Kijk naar de activiteiten. Om die in gang te kunnen zetten is er input nodig. Input verwijst naar geld, tijd, materialen ezovoort.
- Welke middelen zet je in om je activiteiten, output en impact te kunnen realiseren?
- Hoe weet je dat dit proces uiteindelijk leidt tot de gewenste resultaten en impact?
- Is het realistisch om te verwachten dat je met deze input de geplande activiteiten kunt uitvoeren?
- Zijn deze middelen beschikbaar bij Erasmus+, of van elders in uw organisatie?
- Sourcen jullie input in overeenstemming met de regelgeving van Erasmus+?
- Heb je de rendabiliteit van het inputgebruik getoetst?
Check: Kloppen de antwoorden nog steeds met de antwoorden gegeven bij stap 1, 2, 3 en 4? Sluiten de antwoorden op de vragen aan bij activities, output, outcomes en impact? Waarom?
VOORBEELD
“Iedere projectpartner roostert voor dit project tijd vrij voor een staflid met expertise op het gebied van een of meer relevante deelthema’s en/of online leren. Daarnaast word ruim €350.000 aan subsidiegeld in dit project geïnvesteerd. De partners zelf dragen budget bij voor de inzet van externe vertalers en websitebouwers.”
OPDRACHT
Vul het schema in voor je eigen project. De onderstaande vragen voor de specifieke doelgroepen, zijn daarin verwerkt:
- Beschrijf de outcomes in termen van verandering in kennis, vaardigheden, gedrag, praktijk enzovoort.
- Welke concrete resultaten (output) zijn daarbij nodig?
- Welke activiteiten moet je hiervoor inzetten?
- Welke middelen (input) zet je hiervoor in?
CHECK IMPACTTOOL 1/2
Tijdens je project zul je bijhouden of je al je activiteiten wel goed en tijdig uitvoert. Leiden je activiteiten tot output? Dit is onderdeel van je projectmanagement.
(Doen we de dingen goed?)
Eigenlijk wil je ook weten of je project leidt tot de veranderingen/effecten die jij had beschreven. Dus: leidt je output tot outcomes?
(Doen we de goede dingen?)
Dat lijkt lastig want die spelen zich af na je project of buiten je directe invloedssfeer. Toch kan het wel. Het werkt het best als je vooraf bedenkt wat er zal gebeuren en daar outcome indicatoren bij bedenkt.
Kijk naar de outcomes:
- Welke indicatoren kun je formuleren bij de verwachte veranderingen? Maak het SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdsgebonden.
- Welke informatie (kwalitatief en kwantitatief) heb je daarvoor nodig?
- Waar kun je informatie vinden die ons gaat helpen om te zien of we op de goede weg zijn?
Waarom zou je dit doen?
- Het geeft je vaak mooie verhalen voor de mensen en organisaties die bij je project betrokken zijn.
- Het geeft je de kans je activiteiten nog bij te stellen om te zorgen dat je project meer effect heeft.
Aanvraagformulier
De informatie die je hier verzamelt kan interessant zijn voor de volgende delen van het aanvraagformulier.
Monitoring / evaluatie
Projectmanagement
Doorverwijzingen
In deze fase kun je gebruik maken van tools (als je dit grootser wilt doen) als:
- Most Significant Change
- Outcome Mapping
- Learning Histories
- Ontwikkelen indicatoren en gegevens verzamelen
Voorbeeld
Outcome Outcome indicator(en) Hoe ga je meten? Wanneer ga je het meten?- Kwaliteit van het gesprek in de klas ; goede sfeer in de klas
- Houding leerlingen tegenover diverse minderheidsgroepen
- Observaties in de klas
- Korte enquête onder leerlingen
- Observaties wekelijks
- enquête vóór en 1 maand na lescyclus
- Bereidheid leerlingen eigen houdingen te herzien (houding)
- Mate waarin leerlingen eigen oordelen staven aan feiten (gedrag)
- Kennis van leerlingen over discriminatie en minderheden (kennis)
- Analyse lesprogramma’s voor burgerschapsonderwijs
- interviews met docenten
Indicator(en)
Outcome indicatoren beogen te meten wat je wilt meten. Dus niet het aantal ontmoetingen maar het effect ervan. Een mooi voorbeeld vind je bij deze link.
Hoe ga je het meten?
Analyseren van verslagen, focus groepinterviews, semi-gestructureerde interviews, individuele evaluatie (enquêtetools, e.g.), observaties, story-telling.
Opdracht
Vul bovenstaand schema in voor jouw project.
DOWNLOAD HET INVULFORMULIER
CHECK IMPACTTOOL 2/2
Vergroot de impact van je project door de juiste mensen en organisaties ‘mee te nemen’. Betrek mensen van binnen en buiten je organisatie. Vergroot de effecten van je project door ervoor te zorgen dat de juiste mensen ‘meewerken’ (je project ‘adverteren’, zich niet ‘bedreigd voelen, ‘van je willen leren’ enz.). Voor een deel merk je dit tijdens je project, maar door er van tevoren over na te denken kun je een en ander goed plannen.
Doorverwijzen
In deze fase kun je gebruik maken van tools als:
- Knowledge Fairs
- Chat or Talk shows
Voorbeeld
Wie is er betrokken bij mijn project en wie zou er betrokken moeten zijn bij mijn project?
Welke rol spelen die?
Welke boodschap wil ik hen meegeven?
Hoe betrek ik die vanaf het begin?
Ouders
Opdracht
Vul het schema in voor jouw project.
