Algemene instructie subsidie aanvragen

Hoger onderwijs

Nu je op deze pagina bent, wil je waarschijnlijk een subsidie bij ons aanvragen. Als het goed is heb je de eerste vier stappen van ons stappenplan al doorlopen en ben je toe aan de vijfde stap; de feitelijke subsidieaanvraag. Hiervoor hebben we een algemene instructie opgesteld. Lees alles goed door en ga aan de slag.

Deze instructie geldt voor alle soorten aanvragen. Hiernaast heeft elke subsidiemogelijkheid ook nog zijn eigen deadlines en voorwaarden. Let erop dat je met allebei rekening houdt.

Volg deze algemene instructie

1.    Maak een account aan in EU Login 

Tip: sla de inlogpagina op in je favorieten. 

2.    Ga naar de Unique Registration Facility op de Europese Participant Portal

Volg de handleiding ‘Participant Portal Guide’ en je ontvangt een e-mail met je PI-code en een overzicht van je gegevens.

3.    Upload de volgende gegevens bij ‘My organisations’ in de URF:

  • formulier juridische entiteit (dit vind je in onze Bibliotheek);
  • formulier financiële identificatiegegevens (met bij voorkeur een kopie bankafschrift; ook dit formulier staat in onze Bibliotheek);
  • recent (maximaal 1 jaar oud) uittreksel van de Kamer van Koophandel, of bij een subsidieaanvraag van een informele groep: identiteitsbewijzen van alle deelnemers;
  • bij aanvragen boven € 60.000,-: recent jaarverslag en winst of verliesrekening.

4.    Download het aanvraagformulier of ga naar het online aanvraagformulier en kies de juiste subsidiemogelijkheid. 

De link naar het juiste formulier vind je per subsidiemogelijkheid in het menu aan de linkerkant van deze pagina. Sla het offline formulier eerst op als pdf-bestand voordat je erin gaat werken (dit gaat uiteraard niet bij het online formulier).

5.    Vul het aanvraagformulier in

  • Volg het formulier van boven naar beneden. Het verandert namelijk op basis van wat je aanvinkt. 
  • Bij het invullen van je PI-code verschijnen je organisatiegegevens automatisch. Blijft het veld ‘Type of organisation’ leeg? Dan heb je in de URF niet alle gegevens ingevuld.
  • Voor het berekenen van subsidie voor je reiskosten gebruik je de officiële kilometerberekening van de Europese Commissie. In het formulier vul je het aantal kilometers voor een enkele reis in, maar het subsidiebedrag is voor de heen- en terugreis.
  • Weet je bij sommige onderdelen niet wat je moet invullen? Zoek het op in de technische handleiding voor het aanvraagformulier.

6.    Voeg de bijlages toe aan het aanvraagformulier

  • Declaration of honour

De declaration of honour is onderdeel van het formulier. Download deze, print uit, onderteken en scan in. De scan voeg je toe als bijlage.

  • Partner mandates

Per partner vul je een apart formulier in, dat jullie beide ondertekenen. Scan weer in en voeg toe als bijlage.
Je kunt maximaal vijf bijlages toevoegen. Als je meerdere partner mandates hebt, maak hier dan één document van.

7.    Verstuur je aanvraag online en vóór de deadline

Je verstuurt je aanvraag met de knop ‘Submit’ (linksonder in het online aanvraagformulier). De bijlages worden automatisch meegestuurd. Het is niet de bedoeling om je formulier ook per e-mail of post te versturen. Aanvragen die we op die manier ontvangen, nemen we niet in behandeling. 

Let op: de deadline is altijd om 12.00 uur ’s middags!

Na ongeveer acht weken hoor je of je subsidie is toegekend of afgewezen.