Cookies: Deze website maakt gebruik van cookies, bekijk de cookies pagina voor een uitleg Accepteren Weigeren

Wat zijn mijn verplichtingen?

Volwasseneneducatie

Je subsidieaanvraag bij Erasmus+ is rond en je hebt een toegekend project. De volgende stap is de uitvoering daarvan. Op deze pagina vind je een overzicht van wat je moet weten en doen. En aan welke spelregels je je moet houden.

Het contract

In het contract met het Nationaal Agentschap staat alles wat je moet weten en doen voor je project. De subsidieovereenkomst bestaat uit een Grant Agreement en Annexes. Deze vind je via de widget hiernaast.

In de subsidieovereenkomst vind je bijvoorbeeld de begin- en einddatum van je project, de data waarop je een (tussen)rapportage moet indienen, het toegekende subsidiebedrag, de regelgeving en verantwoording, en welke bewijsstukken je moet overleggen.

Contactpersoon

Ieder project krijgt een contactpersoon toegewezen vanuit het Nationaal Agentschap. Voor jou is deze consultant je eerste aanspreekpunt als je inhoudelijke vragen hebt over je project of als het project wijzigt. Voor algemene vragen kun je ook contact opnemen met de ondersteuning. Wanneer je contact opneemt met het Nationaal Agentschap noem je altijd je projectnummer. Zo heeft de consultant je gegevens snel bij de hand om je verder te helpen.

Mobility Tool+

De Mobility Tool+ is een verplichte tool waarin je tijdens je project de belangrijkste data bijhoudt, zoals je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is een handige basis voor de tussen- en eindrapportage. Alleen voor strategische partnerschappen dient de eindrapportage ook via de Mobility Tool+ te worden ingediend. Voor lerende mobiliteit betreft dit alleen de interim rapportage. Let op: doe dit vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+’. 

Project Results Platform

erasmus_bannerPRP.jpg

Het Project Results Platform geeft een overzicht van de projecten die subsidie hebben gekregen binnen het programma Erasmus+. Dit platform biedt een uitgebreide projectendatabase met tastbare projectresultaten. Het wordt voor alle projecten aangeraden om hier de projectresultaten in te uploaden en is verplicht voor projecten die vallen onder de strategische partnerschappen.

Monitoring en checks

Het Nationaal Agentschap beoordeelt de tussenrapportages en eindrapportage. Het NA monitort ook je project. Dat betekent dat we tijdens het project benieuwd zijn naar de voortgang. We denken graag met de organisatie mee over internationalisering. We willen je ondersteunen waar we dat kunnen.

Dit gebeurt op verschillende manieren: in een individueel monitoringsgesprek, maar ook in een groepsmonitoring en/of een thematische monitoring. Daarnaast kan het zijn dat we je vragen om mee te werken aan een (financiële) check. Je bent verplicht hieraan deel te nemen.

Rapportages

Afhankelijk onder welke actie je een project hebt lopen, gelden er verschillende regels met betrekking tot rapportages.

Tussenrapportages

De deadline(s) voor de tussenrapportage(s) staat/staan in je subsidieovereenkomst. Voor tussentijdse rapportages ontvang je ook een e-mail van het Nationaal Agentschap als herinnering. Afhankelijk van de subsidie (mobiliteit of partnerschap) wordt naar aanleiding van de beoordeling van zo’n rapportage het volgende gedeelte van het subsidiegeld uitgekeerd.

Eindrapportage

In de eindrapportage rapporteer je over het gehele project. Je doet dat aan het einde van de projectduur. In je subsidieovereenkomst staat de precieze deadline van de eindrapportage. Die dien je online in bij het Nationaal Agentschap via de Mobility Tool+. Je ontvangt een e-mail van het NA als herinnering.

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzigingen

Het kan zijn dat zich tussentijds wijzigingen voordoen in je project. Daardoor wijk je af van je originele doelen uit de aanvraag; doelen waarvoor de subsidie is toegekend. In veel gevallen moet je dan een amendement aanvragen. Overleg dit eerst met je contactpersoon van het Nationaal Agentschap. Neem ook gerust contact met ons op of e-mail ons als je andere vragen hebt over de projectuitvoering.

Openbaarheid van je materialen

Als je subsidie van Erasmus+ krijgt, moet je al het materiaal en alle documenten of media in digitale vorm vrij toegankelijk maken onder open licenties. Je mag hierbij wel zelf het meest geschikte niveau van open toegang bepalen. Ook houd je de intellectuele eigendomsrechten.

Logogebruik Erasmus+

Gebruik het officiële logo en de grafische identiteit van het programma Erasmus+ voor alle publicaties, affiches en andere producten die je met subsidie realiseert. Als je dit niet doet, krijg je mogelijk minder subsidie.

Vermelding EU-financiering

Als je Europese subsidie van Erasmus+ ontvangt, ben je verplicht dit publiekelijk te laten zien. Bij voorkeur door de tekst ‘Medegefinancierd door de Europese Unie’ te vermelden naast het Europese logo Erasmus+. Voor de plaatsing van de tekst ten opzichte van het EU-logo gelden geen bijzondere voorschriften. Let er wel op dat de tekst en het logo niet overlappen.

Meer informatie

Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in de subsidieovereenkomst en Programme guide Erasmus+. Lees alles goed door.