Cookies: Deze website maakt gebruik van cookies, bekijk de cookies pagina voor een uitleg Accepteren Weigeren

Verplichtingen bij de uitvoering van een Strategisch partnerschap van Erasmus+

Primair en voortgezet onderwijs

Jij hebt als organisatie subsidie gekregen voor een Strategisch partnerschap. De volgende stap is de uitvoer daarvan. Tussentijds en na afloop rapporteer je over resultaten, activiteiten en budget. Op deze pagina kun je precies lezen welke rapportages je moet indienen. Ook leggen we uit wat je nodig hebt om je administratie en je inhoudelijke en financiële rapportages goed bij te kunnen houden.

Verplichtingen bij een Strategisch partnerschap

Afhankelijk van het type en de duur van het Strategisch partnerschap krijg je te maken met verschillende soorten rapportages.

Tussenrapportages

In de subsidieovereenkomst lees je welke rapportages we wanneer van jou verwachten. Deze rapportages dien je in via de Mobility Tool+. In de overeenkomst zie je ook dat we twee soorten tussenrapportages onderscheiden:

  • Progress report
    In een progress report geef je een beknopt inhoudelijk beeld van de voortgang van het project. 
  • Interim report

In een interim report verwachten we naast die inhoudelijke informatie óók een overzicht van het gebruikte budget. Afhankelijk van de financiële stand van zaken krijgt je als organisatie al dan niet een tweede voorschot. 

Let op: Voor School Exchange Partnerships worden geen tussenrapportages ingediend.

Eindrapportage

Uiterlijk twee maanden na de einddatum van je project stel je een eindrapportage op. Ook deze dien je in via de Mobility Tool+. In de eindrapportage rapporteer je over de gehele projectduur. Let hierbij op de volgende zaken:

  • Ben je partner in een schoolpartnerschap, dan rapporteer je over jouw eigen activiteiten en budget.
  • Ben je coördinator, dan rapporteer je aanvullend ook over de inhoudelijke resultaten van het gehele partnerschap.
  • De benodigde documenten voor het uitvoeren van je project kunnen verschillen. Zorg ervoor dat je de juiste calljaar kiest voor de juiste documenten!
  • Vraag een amendement aan als er belangrijke wijzigingen zijn in je goedgekeurde project. Denk hierbij aan veranderingen in het budget, de partners of de projectduur. Twijfel je of je een amendement nodig hebt? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij het Nationaal Agentschap.
  • Voor het indienen van de eindrapportage ben je verplicht de resultaten van je project in Erasmus+ Project Results Platform te uploaden, waar ze openbaar toegankelijk zijn.

erasmus_bannerPRP.jpg

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Hulpmiddelen

De Mobility Tool+ is de tool waar je in het project je administratie, eventuele tussenrapportages en eindrapportages bijhoudt. Je voert alle uitgevoerde mobiliteiten op in de tool. Hierin genereer je ook de tussen- en eindrapportage. Op de pagina over de Mobility Tool+ lees je er meer over.  

De Participant portal kun je gebruiken voor wijzigingen in de organisatie, zoals wijzigingen van de legal representatieve, bankgegevens of juridische structuur.

Deadlines

De deadlines voor de tussenrapportage(s) en de eindrapportage vind je in de subsidieovereenkomst.

Contact

Zijn er veranderingen te melden in het project waarvoor wij subsidie hebben verleend? Meld dat dan aan je contactpersoon bij het Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training. Neem ook contact met hem of haar op als je vragen hebt over de projectuitvoering.