Verplichtingen bij de uitvoering van een mobiliteitsproject van Erasmus+

Primair en voortgezet onderwijs

Je subsidieaanvraag bij Erasmus+ is rond. Je project in het kader van mobiliteit is toegekend. De volgende stap is de uitvoer ervan. Op deze pagina kun je lezen wat je verplichtingen zijn. Ook leggen we hier uit wat je nodig hebt om je administratie en rapportages bij te houden.

Verplichtingen

Gesubsidieerd door Erasmus+ kun je een prachtig project gaan uitvoeren in het kader van de mobiliteit van onderwijsprofessionals. Voor wat hoort wat. Dat betekent dat we van jou een aantal zaken verwachten. We noemen ze hieronder.

Eindrapportage

Heb je straks je project afgerond, dan dien je een eindrapportage in. Daarin geef je inhoudelijk en financieel een verantwoording van wat je met de subsidiegelden hebt gedaan. Bekijk de richtlijnen hiervoor in bijlage II van de Programme guide Erasmus+. 

Regels

Je bent verplicht om je te houden aan onderstaande regels wanneer je je materialen indient en openbaar maakt:

  • Gebruik altijd het officiële Europese logo van Erasmus+ op je documenten.
  • Op alle publicaties, affiches en andere producten die je met de subsidie van Erasmus+ maakt, zet je de verplichte tekst: ‘Medegefinancierd door de Europese Unie’.
  • Gebruik bij het indienen van je verslag het template dat je in de Mobility Tool+ vindt onder het menu ‘Reports’.
  • Vraag een amendement aan als er belangrijke wijzigingen zijn in je goedgekeurde project. Denk hierbij aan veranderingen in het budget, de partners of de projectduur. Twijfel je of je een amendement nodig hebt? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij het Nationaal Agentschap.
  • Je bent verplicht je resultaten te uploaden op het Erasmus+ Project Results Platform.

erasmus_bannerPRP.jpg

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Hulpmiddelen en ondersteuning

Je hebt niet alleen verplichtingen. We stellen ook hulpmiddelen beschikbaar. En we ondersteunen je op heel veel manieren. Een kort overzicht:

Mobility Tool+
Deze is onmisbaar voor het bijhouden van je administratie en het maken van je inhoudelijke en financiële rapportage. Als projectvoerder krijg je toegang tot deze Mobility Tool+. 

Participant Portal
Deze kun je gebruiken voor wijzigingen in de organisatie, zoals wijziging van de legal representative, bankgegevens of wijzigingen in de juridische structuur van de instelling. 

Ondersteuning

Wij ondersteunen je op veel manieren. Je kunt gebruikmaken van:
•    kick-off meetings;
•    monitoringsgesprekken;
•    webinars;
•    contactpersonen voor po/vo van Erasmus+ die je kunnen helpen in geval van vragen.

Contact

Je kunt ons bereiken via telefoonnummer 070 – 42 60 196 of 070 – 42 60 368. Mailen kan ook, naar erasmusplus@erasmusplus.nl.

Deadline

De deadline voor het indienen van jouw eindverslag vind je in de subsidieovereenkomst.