Projectuitvoeringsdocumenten strategische partnerschappen po-vo

Primair en voortgezet onderwijs

Op deze pagina vind je de benodigde documenten en instrumenten voor de uitvoering van je KA2-project en de verplichtingen daarbij. Let op dat je de documenten van de juiste call gebruikt!

Verantwoordelijkheden en verplichtingen

Als je subsidie is toegekend, moet je als organisatie met verschillende verantwoordelijkheden en voorwaarden rekening houden. De formele voorwaarden waaraan het project moet voldoen, staan in de subsidieovereenkomst. Deze is leidend. Aanvullende informatie vind je in Programme Guide Erasmus+.

Projectuitvoeringsdocumenten

In de linkerkantlijn vind je per Call de benodigde documenten. Gebruik de documenten uit het Calljaar waarin je project is toegekend. Maak ook gebruik van de handige tools en websites die jouw werk bij de projectuitvoering ondersteunen.

Tussenrapportages

In de subsidieovereenkomst lees je welke rapportages we wanneer van jou verwachten. Deze rapportages dien je in via de Mobility Tool+. In de overeenkomst zie je ook dat we twee soorten tussenrapportages onderscheiden:

  • Progress report
    In een progress report geef je een beknopt inhoudelijk beeld van de voortgang van het project. 
  • Interim report

In een interim report verwachten we naast die inhoudelijke informatie óók een overzicht van het gebruikte budget. Afhankelijk van de financiële stand van zaken krijgt je als organisatie al dan niet een tweede voorschot. 

Let op: Voor School Exchange Partnerships worden geen tussenrapportages ingediend.

Eindrapportage

Uiterlijk twee maanden na de einddatum van je project stel je een eindrapportage op. Ook deze dien je in via de Mobility Tool+. In de eindrapportage rapporteer je over de gehele projectduur. Let hierbij op de volgende zaken:

  • Ben je partner in een schoolpartnerschap, dan rapporteer je over jouw eigen activiteiten en budget.
  • Ben je coördinator, dan rapporteer je aanvullend ook over de inhoudelijke resultaten van het gehele partnerschap.
  • De benodigde documenten voor het uitvoeren van je project kunnen verschillen. Zorg ervoor dat je de juiste calljaar kiest voor de juiste documenten!
  • Vraag een amendement aan als er belangrijke wijzigingen zijn in je goedgekeurde project. Denk hierbij aan veranderingen in het budget, de partners of de projectduur. Twijfel je of je een amendement nodig hebt? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij het Nationaal Agentschap.
  • Voor het indienen van de eindrapportage ben je verplicht de resultaten van je project in Erasmus+ Project Results Platform te uploaden, waar ze openbaar toegankelijk zijn. Het Project Results Platform geeft een overzicht van de projecten die subsidie hebben gekregen binnen het programma Erasmus+. Dit platform biedt een uitgebreide projectendatabase met tastbare projectresultaten. Het wordt voor alle projecten aangeraden om hier de projectresultaten in te uploaden en is verplicht voor projecten die vallen onder de strategische partnerschappen.

erasmus_bannerPRP.jpg

Wie doet wat?

De mensen die meewerken aan een project van Erasmus+ po-vo, hebben de volgende verantwoordelijkheden:

De coördinator:

  • monitort dat het project volgens de regels wordt uitgevoerd;
  • is contactpersoon voor alle partners;
  • verzorgt administratie en dossierbeheer;
  • dient een tussentijdse rapportage en/of eindrapportage in;
  • legt inhoudelijke en financiële verantwoording af;
  • kent de inhoud van de subsidieovereenkomst;
  • maakt (waar van toepassing) alle projectmaterialen en –documenten openbaar (je houdt wel de intellectuele eigendomsrechten).

De partners:

  • zijn verantwoordelijk voor uitvoering van het project;
  • maken interne afspraken ten behoeve van een goede implementatie;
  • informeren de coördinator over wijzigingen en aandachtspunten;
  • leveren tijdig gegevens aan die nodig zijn voor rapportages en evaluaties.

Hulpmiddelen

De Mobility Tool+ is een verplichte tool waarin je tijdens je project de belangrijkste data bijhoudt, zoals je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is een handige basis voor de tussen- en eindrapportage. Alleen voor strategische partnerschappen dient de eindrapportage ook via de Mobility Tool+ te worden ingediend. Voor lerende mobiliteit betreft dit alleen de interim rapportage. Let op: doe dit vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+’. 

De Participant portal kun je gebruiken voor wijzigingen in de organisatie, zoals wijzigingen van de legal representatieve, bankgegevens of juridische structuur.

Monitoring en checks

Het Nationaal Agentschap beoordeelt de tussenrapportages en eindrapportage. Het NA monitort ook je project. Dat betekent dat we tijdens het project benieuwd zijn naar de voortgang. We denken graag met de organisatie mee over internationalisering. We willen je ondersteunen waar we dat kunnen.

Dit gebeurt op verschillende manieren: in een individueel monitoringsgesprek, maar ook in een groepsmonitoring en/of een thematische monitoring. Daarnaast kan het zijn dat we je vragen om mee te werken aan een (financiële) check. Je bent verplicht hieraan deel te nemen.

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzingen in je project?

Zijn er belangrijke wijzigingen in je goedgekeurde project, zoals budget, partners, projectduur of inhoudelijke veranderingen? Neem dan gerust contact met ons op of e-mail ons. Vraag een amendement aan op je overeenkomst en licht je wijzigingen toe.

Logo en vermelding

Bij alles wat je publiceert in het kader van je project, gebruik je het officiële logo en de grafische identiteit van Erasmus+. Daarnaast ben je verplicht om deze tekst te vermelden: “Medegefinancierd door de Europese Unie”. Doe je dit niet, dan krijg je mogelijk minder subsidie.

Hulp nodig?

Wil je advies over de uitvoering en voortgang van je project? Ter ondersteuning bieden wij monitorings- en adviesgesprekken.

Meer informatie

Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in de subsidieovereenkomst en Programme guide Erasmus+. Lees alles goed door.