Projectuitvoeringsdocumenten lerende mobiliteit po-vo

Primair en voortgezet onderwijs

Op deze pagina vind je de benodigde documenten en instrumenten voor de uitvoering van je KA1-project en de verplichtingen daarbij. Let op dat je de documenten van de juiste call gebruikt!

Verantwoordelijkheden en verplichtingen

Als je subsidie is toegekend, moet je als organisatie met verschillende verantwoordelijkheden en voorwaarden rekening houden. De formele voorwaarden waaraan het project moet voldoen, staan in de subsidieovereenkomst. Deze is leidend. Aanvullende informatie vind je in Programme Guide Erasmus+.

Projectuitvoeringsdocumenten

In de linkerkantlijn vind je per Call de benodigde documenten voor de uitvoering van Lerende mobiliteit (mobiliteit voor onderwijspersoneel)  en Strategische partnerschappen. Gebruik de documenten uit het Call-jaar waarin je project is toegekend. Maak ook gebruik van de handige tools en websites die jouw werk bij de projectuitvoering ondersteunen.

Wie doet wat?

De mensen die meewerken aan een project van Erasmus+ po-vo, hebben de volgende verantwoordelijkheden:

De coördinator:

  • monitort dat het project volgens de regels wordt uitgevoerd;
  • is contactpersoon voor alle partners;
  • verzorgt administratie en dossierbeheer;
  • dient een tussentijdse rapportage en/of eindrapportage in;
  • legt inhoudelijke en financiële verantwoording af;
  • kent de inhoud van de subsidieovereenkomst;
  • maakt (waar van toepassing) alle projectmaterialen en –documenten openbaar (je houdt wel de intellectuele eigendomsrechten).

De partners:

  • zijn verantwoordelijk voor uitvoering van het project;
  • maken interne afspraken ten behoeve van een goede implementatie;
  • informeren de coördinator over wijzigingen en aandachtspunten;
  • leveren tijdig gegevens aan die nodig zijn voor rapportages en evaluaties.

Mobility Tool+

De Mobility Tool+ is een verplichte tool waarin je tijdens je project de belangrijkste data bijhoudt, zoals je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is een handige basis voor de tussen- en eindrapportage. Alleen voor strategische partnerschappen dient de interimrapportage ook via de Mobility Tool+ te worden ingediend. Voor lerende mobiliteit betreft dit alleen de eindrapportage. Let op: doe dit vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+

Regels

Je bent verplicht om je te houden aan onderstaande regels wanneer je je materialen indient en openbaar maakt:

  • Gebruik altijd het officiële Europese logo van Erasmus+ op je documenten.
  • Op alle publicaties, affiches en andere producten die je met de subsidie van Erasmus+ maakt, zet je de verplichte tekst: ‘Medegefinancierd door de Europese Unie’. Doe je dit niet, dan krijg je minder subsidie.
  • Gebruik bij het indienen van je verslag het template dat je in de Mobility Tool+ vindt onder het menu ‘Reports’.
  • Vraag een amendement aan als er belangrijke wijzigingen zijn in je goedgekeurde project. Denk hierbij aan veranderingen in het budget, de partners of de projectduur. Twijfel je of je een amendement nodig hebt? Neem dan contact op met jouw contactpersoon bij het Nationaal Agentschap.
  • Je bent verplicht je resultaten te uploaden op het Erasmus+ Project Results Platform.

Project Results Platform

Banner Erasmus

Het Project Results Platform geeft een overzicht van de projecten die subsidie hebben gekregen binnen het programma Erasmus+. Dit platform biedt een uitgebreide projectendatabase met tastbare projectresultaten. Het wordt voor alle projecten aangeraden om hier de projectresultaten in te uploaden en is verplicht voor projecten die vallen onder de strategische partnerschappen.

Monitoring en checks

Het Nationaal Agentschap beoordeelt de tussenrapportages en eindrapportage. Het NA monitort ook je project. Dat betekent dat we tijdens het project benieuwd zijn naar de voortgang. We denken graag met de organisatie mee over internationalisering. We willen je ondersteunen waar we dat kunnen.

Dit gebeurt op verschillende manieren: in een individueel monitoringsgesprek, maar ook in een groepsmonitoring en/of een thematische monitoring. Daarnaast kan het zijn dat we je vragen om mee te werken aan een (financiële) check. Je bent verplicht hieraan deel te nemen.

Rapportages

Afhankelijk onder welke actie je een project hebt lopen, gelden er verschillende regels met betrekking tot rapportages.

Tussenrapportages

De deadline(s) voor de tussenrapportage(s) staat/staan in je subsidieovereenkomst. Voor tussentijdse rapportages ontvang je ook een e-mail van het Nationaal Agentschap als herinnering. Afhankelijk van de subsidie (mobiliteit of partnerschap) wordt naar aanleiding van de beoordeling van zo’n rapportage het volgende gedeelte van het subsidiegeld uitgekeerd.

Eindrapportage

In de eindrapportage rapporteer je over het gehele project. Je doet dat aan het einde van de projectduur. Daarin geef je inhoudelijk en financieel een verantwoording van wat je met de subsidiegelden hebt gedaan. Bekijk de richtlijnen hiervoor in bijlage II van de Programme guide Erasmus+. In je subsidieovereenkomst staat de precieze deadline van de eindrapportage. Die dien je online in bij het Nationaal Agentschap via de Mobility Tool+.

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzingen in je project?

Zijn er belangrijke wijzigingen in je goedgekeurde project, zoals budget, partners, projectduur of inhoudelijke veranderingen? Neem dan gerust contact met ons op of e-mail ons. Vraag een amendement aan op je overeenkomst en licht je wijzigingen toe.

Ondersteuning

Wij ondersteunen je op veel manieren. Je kunt gebruikmaken van:
•    kick-off meetings;
•    monitoringsgesprekken;
•    webinars;
•    contactpersonen voor po/vo van Erasmus+ die je kunnen helpen in geval van vragen.

Contact

Je kunt ons bereiken via telefoonnummer 070 – 42 60 196 of 070 – 42 60 368. Mailen kan ook, naar erasmusplus@erasmusplus.nl.

Meer informatie

Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in de subsidieovereenkomst en Programme guide Erasmus+. Lees alles goed door.