Projectuitvoering en verplichtingen voor projecten lerende mobiliteit

Middelbaar beroepsonderwijs

Is je subsidieaanvraag voor het middelbaar beroepsonderwijs goedgekeurd? Gefeliciteerd! Nu zijn er een paar dingen die je moet doen. Zoals je projectgegevens bijhouden in de Mobility Tool+. Ook moet je het ons laten weten als je project tussentijds wijzigt. Op deze pagina geven we je meer informatie.

Verantwoordelijkheden en voorwaarden

Als je subsidie is toegekend, moet je als organisatie met verschillende verantwoordelijkheden en voorwaarden rekening houden. De formele voorwaarden waaraan het project moet voldoen, staan in de subsidieovereenkomst. Deze is leidend. Aanvullende informatie vind je in Programme Guide Erasmus+.

Projectuitvoeringsdocumenten

In de linkerkantlijn vind je per Call de benodigde documenten. Maak ook gebruik van de handige tools en websites die jouw werk bij de projectuitvoering ondersteunen.

Wie doet wat?

De mensen die meewerken aan een project van Erasmus+ mbo, hebben de volgende verantwoordelijkheden:

De coördinator:

  • monitort dat het project volgens de regels wordt uitgevoerd;
  • is contactpersoon voor alle partners;
  • verzorgt administratie en dossierbeheer;
  • dient een tussentijdse rapportage en/of eindrapportage in;
  • legt inhoudelijke en financiële verantwoording af;
  • kent de inhoud van de subsidieovereenkomst;
  • maakt (waar van toepassing) alle projectmaterialen en –documenten openbaar (je houdt wel de intellectuele eigendomsrechten).

De partners:

  • informeren de coördinator over wijzigingen en aandachtspunten;
  • leveren tijdig gegevens aan die nodig zijn voor rapportages en evaluaties.

Mobility Tool+

De Mobility Tool+ is een verplichte tool waarin je tijdens je project de belangrijkste data bijhoudt, zoals je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is een handige basis voor de tussen- en eindrapportage. Alleen voor strategische partnerschappen dient de eindrapportage ook via de Mobility Tool+ te worden ingediend. Voor lerende mobiliteit betreft dit alleen de interim rapportage. Let op: doe dit vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+’. 

Project Results Platform

Banner Erasmus

Het Project Results Platform geeft een overzicht van de projecten die subsidie hebben gekregen binnen het programma Erasmus+. Dit platform biedt een uitgebreide projectendatabase met tastbare projectresultaten. Het wordt voor alle projecten aangeraden om hier de projectresultaten in te uploaden en is verplicht voor projecten die vallen onder de strategische partnerschappen.

Monitoring en checks

Het Nationaal Agentschap beoordeelt de tussenrapportages en eindrapportage. Het NA monitort ook je project. Dat betekent dat we tijdens het project benieuwd zijn naar de voortgang. We denken graag met de organisatie mee over internationalisering. We willen je ondersteunen waar we dat kunnen.

Dit gebeurt op verschillende manieren: in een individueel monitoringsgesprek, maar ook in een groepsmonitoring en/of een thematische monitoring. Daarnaast kan het zijn dat we je vragen om mee te werken aan een (financiële) check. Je bent verplicht hieraan deel te nemen.

Rapportages

Afhankelijk onder welke actie je een project hebt lopen, gelden er verschillende regels met betrekking tot rapportages.

Tussenrapportages

De deadline(s) voor de tussenrapportage(s) staat/staan in je subsidieovereenkomst. Voor tussentijdse rapportages ontvang je ook een e-mail van het Nationaal Agentschap als herinnering. Afhankelijk van de subsidie (mobiliteit of partnerschap) wordt naar aanleiding van de beoordeling van zo’n rapportage het volgende gedeelte van het subsidiegeld uitgekeerd.

Eindrapportage

In de eindrapportage rapporteer je over het gehele project. Je doet dat aan het einde van de projectduur. In je subsidieovereenkomst staat de precieze deadline van de eindrapportage. Die dien je online in bij het Nationaal Agentschap via de Mobility Tool+. Je ontvangt een e-mail van het NA als herinnering.

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzingen in je project?

Zijn er belangrijke wijzigingen in je goedgekeurde project, zoals budget, partners, projectduur of inhoudelijke veranderingen? Neem dan gerust contact met ons op of e-mail ons. Vraag een amendement aan op je overeenkomst en licht je wijzigingen toe.

Logo en vermelding

Bij alles wat je publiceert in het kader van je project, gebruik je het officiële logo en de grafische identiteit van Erasmus+. Daarnaast ben je verplicht om deze tekst te vermelden: “Medegefinancierd door de Europese Unie”. Doe je dit niet, dan krijg je mogelijk minder subsidie.

Hulp nodig?

Wil je advies over de uitvoering en voortgang van je project? Ter ondersteuning bieden wij monitorings- en adviesgesprekken.

Meer informatie

Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in de subsidieovereenkomst en Programme guide Erasmus+. Lees alles goed door.