Cookies: Deze website maakt gebruik van cookies, bekijk de cookies pagina voor een uitleg Accepteren Weigeren

Wat zijn mijn verplichtingen?

Jeugd & jongerenwerk

Is je subsidieaanvraag goedgekeurd? Gefeliciteerd! Nu is het goed om een paar dingen in de gaten te houden tijdens de projectuitvoer. Zoals je projectgegevens bijhouden in de Mobility Tool+. Ook moet je het ons laten weten als je project tussentijds wijzigt. Op deze pagina geven we je meer informatie.

Verantwoordelijkheden en voorwaarden
Als je subsidie is toegekend, moet je als organisatie met verschillende verantwoordelijkheden en voorwaarden rekening houden. De formele voorwaarden waaraan het project moet voldoen, staan in de subsidieovereenkomst. Deze is leidend. Aanvullende informatie vind je in Programme Guide Erasmus+.

Wie doet wat?
De mensen die meewerken aan een project van Erasmus+ Jeugd, hebben de volgende verantwoordelijkheden:

De coördinator:

  • monitort dat het project volgens de regels wordt uitgevoerd;
  • is contactpersoon voor alle partners;
  • verzorgt administratie en dossierbeheer;
  • dient een (tussentijdse rapportage en) eindrapportage in;
  • legt inhoudelijke en financiële verantwoording af;
  • kent de inhoud van de subsidieovereenkomst;
  • maakt alle projectmaterialen en –documenten openbaar (je houdt wel de intellectuele eigendomsrechten).

De partners:

  • zijn verantwoordelijk voor uitvoering van het project;
  • maken interne afspraken ten behoeve van een goede implementatie;
  • informeren de coördinator over wijzigingen en aandachtspunten;
  • leveren tijdig gegevens aan die nodig zijn voor rapportages en evaluaties.

Mobility Tool+
De Mobility Tool+ is een verplichte tool waarin je tijdens je project de belangrijkste data bijhoudt. Bijvoorbeeld je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is een handige basis voor de tussen- en eindrapportage. De eindrapportage is belangrijk: het is de afsluiting van je project. Deze dien je ook in via de Mobility Tool+, vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+’.

Logo en vermelding

  • Bij alles wat je publiceert in het kader van je project, gebruik je het officiële logo en de grafische identiteit van Erasmus+. Meer informatie hierover vind je in de subsidieovereenkomst;
  • Daarnaast ben je verplicht om deze tekst te vermelden: “Medegefinancierd door de Europese Unie”.

Doe je deze dingen niet, dan krijg je mogelijk minder subsidie.

Project Results Platform
Het Project Results Platform geeft een overzicht van de projecten die subsidie hebben gekregen binnen het programma Erasmus+. Dit platform biedt een uitgebreide projectendatabase met tastbare projectresultaten. Het wordt voor alle projecten aangeraden om hier de projectresultaten in te uploaden en is verplicht voor projecten die vallen onder de strategische partnerschappen.

Bewaartermijn
Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzingen in je project?
Zijn er belangrijke wijzigingen in het goedgekeurde project? Bijvoorbeeld in het budget, de partners, de projectduur of de inhoud? Neem dan contact op met het Nationaal Agentschap en licht de wijzigingen toe. 

Hulp nodig? 
Wil je advies over de uitvoering en voortgang van je project? Ter ondersteuning bieden wij monitorings- en adviesgesprekken. Neem hiervoor gerust contact met ons op. 

Meer informatie
Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in de subsidieovereenkomst en Programme Guide Erasmus+. Lees alles goed door.