Cookies: Deze website maakt gebruik van cookies, bekijk de cookies pagina voor een uitleg Accepteren Weigeren

Wat zijn mijn verplichtingen bij een goedgekeurde subsidie voor het hoger onderwijs?

Hoger onderwijs

Is je subsidieaanvraag voor het hoger onderwijs goedgekeurd? Gefeliciteerd! Nu zijn er een paar dingen die je moet doen. Zoals de contractuele voorwaarden goed doornemen en je projectgegevens bijhouden in de Mobility Tool+. Ook moet je het ons laten weten als je project tussentijds wijzigt. Op deze pagina geven we je meer informatie.

Verantwoordelijkheden

De mensen die meewerken aan een project van Erasmus+, hebben verschillende verantwoordelijkheden.

Actielijn Mobiliteit:

De Erasmuscoördinator:

  • is contactpersoon voor het Nationaal Agentschap;
  • verspreidt de informatie over het Erasmus+ programma binnen de instelling aan alle belanghebbenden;
  • verzorgt de administratie en dossierbeheer;
  • dient de tussenrapportage en eindrapportage in;
  • legt inhoudelijk en financiële verantwoording af.

Actielijn Samenwerking:

De projectcoördinator:

  • monitort dat het project volgens de regels wordt uitgevoerd;
  • is contactpersoon voor alle partners;
  • verzorgt administratie en dossierbeheer;
  • dient een tussentijdse rapportage en eindrapportage in;
  • legt inhoudelijke en financiële verantwoording af;
  • kent de inhoud van de subsidieovereenkomst;
  • maakt alle projectmaterialen en –documenten openbaar (je houdt wel de intellectuele eigendomsrechten).

De partners:

  • zijn verantwoordelijk voor uitvoering van het project;
  • maken interne afspraken ten behoeve van een goede implementatie;
  • informeren de coördinator over wijzigingen en aandachtspunten;
  • leveren tijdig gegevens aan die nodig zijn voor rapportages en evaluaties.

Bewaartermijn

Als begunstigde dien je alle originele documenten te bewaren. Zowel (digitale) boekhoudkundige als fiscale documenten tot vijf jaar na de eindafrekeningsdatum. Als het in het contract genoemde maximumbedrag niet hoger is dan € 60.000 is deze termijn drie jaar. De bewaartermijn is langer als er sprake is van lopende audits, bezwaren, rechtszaken of vorderingen in verband met de subsidie. Dan dienen de documenten bewaard te blijven tot deze zaken zijn afgerond.

Wijzingen in je project?

Zijn er wijzigingen in je goedgekeurde project? Denk aan het budget, partners, projectduur, of inhoudelijke veranderingen? Neem dan contact op met je contactpersoon bij het Nationaal Agentschap. Samen bepalen jullie of een amendement nodig is. Zo ja, dan helpt het Nationaal Agentschap je verder.

Mobility Tool+

De Mobility Tool+ is een verplichte tool, waarin jij als coördinator tijdens je project alle data bijhoudt. Bijvoorbeeld je projectadministratie en inhoudelijke rapportages. Dit is nodig voor de rapportages. Deze dien je in via de Mobility Tool+, vóór de deadline die in je subsidieovereenkomst staat. Alles wat je moet weten over de tool vind je op de pagina ‘Mobility Tool+’.

Logo en vermelding

Bij alles wat je publiceert in het kader van je project, gebruik je het officiële logo en de grafische identiteit van Erasmus+. Daarnaast ben je verplicht om deze tekst te vermelden: “Medegefinancierd door de Europese Unie”. Tot slot ben verplicht je resultaten te uploaden op het Erasmus+ Project Results Platform.

erasmus_bannerPRP.jpg

Hulp nodig? 

Wil je advies over de uitvoering en voortgang van je project? Neem hiervoor gerust contact met ons op. 

Meer informatie

Een volledig overzicht van alle verplichtingen staat in je subsidieovereenkomst met bijlagen. Lees alles goed door.