Corona FAQ: Strategische partnerschappen

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren KA2.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 26 maart 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Een aanvraagformulier KA2 mag ingediend worden, zonder dat de mandaten ondertekend zijn door medebegunstigden. Alleen voor de geselecteerde projecten zullen deze ondertekende mandaten alsnog moeten worden gestuurd naar het Nationaal Agentschap, vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Zie ook pagina 261 van de programme guide van call 2020.

Wij hanteren het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij het beantwoorden van de vraag of een geplande reis of activiteit voor een project van Erasmus+ uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden.

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Voor elke geplande reis of activiteit in het kader van een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, is daarom momenteel mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie beroep kan doen vind je onder vraag vier. Zie voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, de antwoorden op de vragen over administratie en dossiervorming.

Reizen die zijn uitgesteld, geannuleerd of onderbroken toen er nog een positief reisadvies (code groen en geel) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lag omdat de ontvangende organisatie of de zendende organisatie het risico te groot vond of op last van de lokale autoriteiten vallen in principe ook onder Force Majeure. Hierbij moet een officiële brief van de zendende of ontvangende organisatie waarin dit staat worden bijgevoegd bij het verzoek tot Force Majeure.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Bij bestemmingen in rode en oranje gebieden is er waarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure). Bij bestemmingen in gele en groene gebieden is dat niet (automatisch) het geval, maar wel mogelijk.  

Als de partnerorganisatie waarmee het project wordt uitgevoerd de vergadering, activiteit of training afblaast conform de richtlijnen uit haar eigen land of regio, is er mogelijk ook sprake van overmacht (Force Majeure). Dit geldt voor alle bestemmingen, ongeacht rood, oranje, geel of groen.

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar is de kwaliteit ernstig in het gedrang? In dat geval is er mogelijk ook sprake van een ‘Force Majeure’.  

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de instelling zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van een ‘Force Majeure’. 

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.
 

We nemen de aanvraag voor Force Majeure KA2 projecten zo snel mogelijk in behandeling om vast te kunnen stellen of er sprake is van Force Majeure. De vaststelling van de exacte bedragen volgt bij de beoordeling van de eindrapportage.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Ja, het NA kan maximaal 6 maanden extra toekennen, tot de uiterlijke einddatum van 31 augustus N+3, waarbij N het jaar van toekenning is (de eerste vier cijfers van je grant agreement). Het project kan in totaal de projectduur van 36 maanden niet overschrijden. Als je project reeds 36 maanden duurt, kan deze niet verlengd worden.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar het NA.

Nee, een interim- of eindrapportage moet, volgens de deadline zoals genoemd in de Grant Agreement, ingediend worden. Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Ja, mits dit aan de voorwaarden voldoet zoals in de Grant Agreement is toegelicht. In de Grant Agreement vind je de regels betreft de budgetoverhevelingen.

Wanneer je meer budget wilt overhevelen tussen budgetposten dan volgens de Grant Agreement is toegestaan, neem dan contact op met het NA. Dit kan via een amendementsverzoek worden aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat een verzoek moet worden ingediend om gebruik te kunnen maken van de ‘Force Majeure’ clausule. Hierin omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. De kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

  • Bewaar alle bewijsstukken omtrent de situatie.  
  • Bewijs dat een activiteit niet plaats kan vinden (bijvoorbeeld omdat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden: maak een screenshot van de website van Buitenlandse Zaken, waarop de datum te zien is. Of een bericht van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen of willen ontvangen).  
  • Bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan.
  • Bewijs dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

De activiteit gaat helemaal niet door 

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar. In de Mobility Tool+ vul je bij de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld naar een ander moment binnen de projectperiode 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld maar dit lukt niet binnen de projectperiode 

Je stuurt een e-mail naar het NA met het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Het NA kan maximaal 6 maanden extra toekennen. Het project kan de projectduur van 36 maanden niet overschrijden. Als je project reeds 36 maanden duurt, kan deze niet verlengd worden.  

Het NA zal je schriftelijk informeren over het besluit over het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Bij goedkeuring zal dat in de vorm van een te ondertekenen amendement op de Grant Agreement tussen het NA en de instelling zijn. 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.