Corona FAQ: Strategische partnerschappen

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren KA2.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 3 juli 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Een aanvraagformulier KA2 mag ingediend worden, zonder dat de mandaten ondertekend zijn door medebegunstigden. Alleen voor de geselecteerde projecten zullen deze ondertekende mandaten alsnog moeten worden gestuurd naar het Nationaal Agentschap, vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst. Zie ook pagina 261 van de programme guide van call 2020.

Wij hanteren het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken bij het beantwoorden van de vraag of een geplande reis of activiteit voor een project van Erasmus+ uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden.

 

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Voor elke geplande reis of activiteit in het kader van een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, kan mogelijk sprake zijn van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie beroep kan doen vind je onder vraag vier. Zie voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, de antwoorden op de vragen over administratie en dossiervorming.

Reizen die zijn uitgesteld, geannuleerd of onderbroken toen er nog een positief reisadvies (code groen en geel) van het ministerie van Buitenlandse Zaken lag omdat de ontvangende organisatie of de zendende organisatie het risico te groot vond of op last van de lokale autoriteiten vallen in principe ook onder Force Majeure. Hierbij moet een officiële brief van de zendende of ontvangende organisatie waarin dit staat worden bijgevoegd bij het verzoek tot Force Majeure.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

Bij bestemmingen in rode en oranje gebieden is er waarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure). Bij bestemmingen in gele en groene gebieden is dat niet (automatisch) het geval, maar wel mogelijk.  

Als de partnerorganisatie waarmee het project wordt uitgevoerd de vergadering, activiteit of training afblaast conform de richtlijnen uit haar eigen land of regio, is er mogelijk ook sprake van overmacht (Force Majeure). Dit geldt voor alle bestemmingen, ongeacht rood, oranje, geel of groen.

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar is de kwaliteit ernstig in het gedrang? In dat geval is er mogelijk ook sprake van een ‘Force Majeure’.  

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de instelling zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van een ‘Force Majeure’. 

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van Force Majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.
 

We nemen de aanvraag voor Force Majeure KA2 projecten zo snel mogelijk in behandeling om vast te kunnen stellen of er sprake is van Force Majeure. De vaststelling van de exacte bedragen volgt bij de beoordeling van de eindrapportage.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek.

De Europese Commissie heeft besloten dat het voor Strategische Partnerschap projecten uit calljaar 2017, 2018, 2019, (die al 36 maanden duren) mogelijk is om verlenging aan te vragen van max. vier maanden.

Let op dat een verlenging van een project budgetneutraal is. Het subsidiebedrag kan nooit hoger worden dan is toegekend in de grant agreement.

Stuur voor een verzoek van verlenging een e-mail naar je contactpersoon bij het NA. 

Nee, een interim- of eindrapportage moet, volgens de deadline zoals genoemd in de Grant Agreement, ingediend worden. Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Benoem in de rapportage welke consequenties de coronacrisis heeft gehad op de activiteiten en resultaten van het project en hoe hier mee om is gegaan. Bij de beoordeling van de rapportage zal rekening gehouden worden met de impact van de coronacrisis op het project.

Ja, mits dit aan de voorwaarden voldoet zoals in de Grant Agreement is toegelicht. In de Grant Agreement vind je de regels betreft de budgetoverhevelingen.

Wanneer je meer budget wilt overhevelen tussen budgetposten dan volgens de Grant Agreement is toegestaan, neem dan contact op met het NA. Dit kan via een amendementsverzoek worden aangevraagd.

In alle gevallen geldt dat een verzoek moet worden ingediend om gebruik te kunnen maken van de ‘Force Majeure’ clausule. Hierin omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. De kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.

  • Bewaar alle bewijsstukken omtrent de situatie.  
  • Bewijs dat een activiteit niet plaats kan vinden (bijvoorbeeld omdat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden: maak een screenshot van de website van Buitenlandse Zaken, waarop de datum te zien is. Of een bericht van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen of willen ontvangen).  
  • Bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan.
  • Bewijs dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, verzekering, etc.) teruggekregen zijn.

De activiteit gaat helemaal niet door 

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar. In de Mobility Tool+ vul je bij de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld naar een ander moment binnen de projectperiode 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

De activiteit wordt uitgesteld maar dit lukt niet binnen de projectperiode 

Je stuurt een e-mail naar het NA met het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Het NA kan maximaal 6 maanden extra toekennen. Het project kan de projectduur van 36 maanden niet overschrijden. Als je project reeds 36 maanden duurt, kan deze niet verlengd worden.  

Het NA zal je schriftelijk informeren over het besluit over het verzoek tot verlenging van de projectperiode. Bij goedkeuring zal dat in de vorm van een te ondertekenen amendement op de Grant Agreement tussen het NA en de instelling zijn. 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet je dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. 

Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor activiteiten die op een later moment zijn gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, en bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan). 

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verander je in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.

Ja, digitale activiteiten, zoals een digitaal Multiplier Event of digitale Transnational Project Meeting, zijn mogelijk binnen KA2 Strategische Partnerschappen. Zie onder vraag 16 de voorwaarden voor vergoeding.

A. Transnational project meetings

No additional unit costs are eligible for virtual activities. The resources available under the "Project management and implementation" budget shall cover the costs related with these meetings.

B. Multiplier events

a) Calculation of the grant amount: the grant amount is calculated by multiplying the number of participants in the virtual activity from organisations other than the beneficiary, the associated partners hosting a multiplier event and other project partner organisations as specified in the Agreement, by 15% of the unit contribution applicable per participant, as specified in Annex IV of the Agreement.

b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the multiplier event has taken place and that it is of an acceptable quality level.

c) Supporting documents:

Proof of the activity organised virtually with information on the name and date of the multiplier event.

Proof of the actual number of participants in the activity through a declaration signed by the organiser and specifying the name of the participant and the name and address of the sending organisation

Any documentation used or distributed for the multiplier event.


C. Learning, teaching and training activities

a) Calculation of the grant amount: the grant amount takes the form of unit contribution towards individual support.

No grant support for travel will be awarded.

Online linguistic support (OLS) should also be provided in case of virtual activities and the same rules apply.

Individual support: the grant amount is calculated by multiplying the number of days/months of virtual participation per participant, by 15% of the unit contribution applicable per day/month for the type of participant and for the receiving country concerned, as specified in Annex IV of the Agreement. Travel days before or after the activity cannot be included for the calculation of the individual support.

b) Triggering event:

Individual support: the event that conditions the entitlement to the grant is that the participant has undertaken the activity.

Linguistic support: the triggering event for the entitlement to the grant is that the participant has undertaken an activity exceeding 2 months and that the person has actually undertaken language preparation in the language of instruction.

c) Supporting documents

Individual support: Proof of attendance of the activity in the form of a declaration signed by the receiving organisation specifying the name of the participant, the purpose of the activity, as well as the start and end date of the virtual activity.

Linguistic support: Proof of attendance of courses in the form of a declaration signed by the course provider, specifying the name of the participant, the language taught and the duration of the linguistic support.

Special needs support

The beneficiary is allowed to transfer funds allocated for any budget category to special needs support, even if initially no funds were allocated for this category.

(a) Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible costs actually incurred.

(b) Eligible costs: costs directly related to participants with special needs and required to implement virtual activities.

(c) Supporting documents: invoices of the related costs specifying the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice.

An activity can be implemented as a hybrid activity and combine the funding. The rules for physical apply to the physical group, and the ones for virtual specified in the note apply to the virtual group (participants of this group should be flagged in MT+ as virtual mobility).