Corona FAQ: Schoolpartnerschappen

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren van KA229 projecten.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 26 maart 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Voor elke geplande uitwisseling voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden, is daarom momenteel mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je op deze situatie een beroep kan doen vind je onder vraag 4. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 5 tot en met 7.

Let op: Uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

A. Jij bent de coördinator van het KA229-partnerschap

Ja, dit is mogelijk. Als jouw instelling en/of de project partners al kosten hebben gemaakt voor de uitwisseling die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden en kun je gewoon de datum van de uitwisseling in de Mobility Tool aanpassen. Deze beslissing neem je in goed overleg met de andere partners in het project.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 augustus 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit (hoogstwaarschijnlijk) 30 augustus 2022 (let op: hierover ontvangen we nog bericht van de Europese Commissie. Zodra dit definitief is publiceren we dit op deze FAQ).  Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

B. Je bent de partner in het KA229-partnerschap

Jij dient overleg te voeren met de coördinator van het project. Vervolgens dient de coördinerende school een verzoek in bij het eigen Nationaal Agentschap (NA) en neemt het Nederlandse NA het advies over van het buitenlandse NA.

 

A. Jij bent de coördinator van het KA229-partnerschap

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek verlengd worden. Jij vraagt het amendement voor het hele partnerschap aan. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 augustus 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit (hoogstwaarschijnlijk) 30 augustus 2022 (let op: hierover ontvangen we nog bericht van de Europese Commissie. Zodra dit definitief is publiceren we dit op deze FAQ).  Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA. Het amendement dient afgestemd te worden met alle projectpartners. Stuur voor een verzoek van verlenging een mail naar het NA. 

Gebruik hiervoor dit vereenvoudigde amendementsformulier.

B. Je bent de partner in het KA229-partnerschap

Jij dient overleg te voeren met de coördinator van het project. Vervolgens dient de coördinerende school een amendementsverzoek bij het eigen Nationaal Agentschap (NA) en neemt het Nederlandse NA het advies tot verlenging van het buitenlandse NA over.

Let op: verschillende NA’s hanteren verschillende regels. Minimale verlenging van 6 maanden voor projecten van Call 2018 is altijd mogelijk. Mocht jullie partnerschap een verlenging voor langer dan 6 maanden willen, laat de coördinator dit dan checken bij het eigen NA. Let erop dat het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project ingediend moet worden.

Het NA ontvangt hiervoor een formeel verzoek (via mail of brief) door de projectcoördinator, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De schoolnaam
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Verzamel en bewaar bewijsstukken voor de gemaakte kosten. 

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

De kosten worden na goedkeuring van het NA vergoed vanuit de toegekende subsidie. Verzamel en bewaar bewijsstukken voor de gemaakte kosten.

Voor Travel en Individual Support wordt het budget, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, berekend op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten (bijv. factuur accommodatie, factuur vliegmaatschappij).

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor deze activiteit, dan verandert de coördinerende school  in de Mobility Tool+ de start- en einddatum van de activiteit. Bij het Final Report zet elke partner dan de standaard unit costs voor deze activiteit in de Mobility Tool+. In dit geval hoef je geen gebruik te maken van de ‘Force Majeure’ clausule.  De coördinator van het project moet een reeds ingevulde datum van de uitwisseling aanpassen zodat alle partners de gegevens behorende bij de nieuwe datum kunnen invullen.

In de Mobility Tool+ zet je het vinkje ‘Force Majeure’ aan bij de activiteit die niet door kan gaan. De invulvelden worden hiermee overschrijfbaar.  In de Mobility Tool+ vul je van de activiteit die niet door kan gaan de werkelijk gemaakte kosten in. 

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, een bewijs van de reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan).

Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden. Let op: uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement. 

De coördinator van het project moet de reeds ingevulde datum van de uitgestelde uitwisseling aanpassen zodat alle partners de gegevens behorende bij de nieuwe datum kunnen invullen. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan vul je de standaard unit costs in de Mobility Tool+ in voor die activiteiten die op een later moment worden gedaan. Eventuele extra kosten vanwege Force Majeure kun je op basis van werkelijke kosten opvoeren.  

Bij het Final Report stuur je bewijsstukken mee van de situatie waarop ‘Force Majeure’ van toepassing is (bewijs dat de activiteit in een rood of oranje gebied zou plaatsvinden, een officiële brief van de ontvangende organisatie dat zij geen deelnemers uit andere landen meer mogen ontvangen, een bewijs van reeds gemaakte kosten voor de activiteit die niet door kan gaan).  

Let op: uitgangspunt bij het toepassen van een ‘Force Majeure’ is dat de kosten van eventuele wijzigingen moeten passen binnen het toegekende bedrag zoals staat vermeld in de Grant Agreement.