Corona FAQ: Mobiliteit - Volwasseneneducatie

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren van instellingen en organisaties voor volwasseneneducatie. Ben je een medewerker van een instelling en neem je deel aan een KA104-project, neem dan contact op met de contactpersoon voor het project van jouw instelling.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 6 augustus 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates, wijzigingen betreffen bestaande en nieuwe vragen)

Ja. De professional mag hiervoor in deze uitzonderingssituatie veroorzaakt door het Corona virus gebruik maken van de subsidie van Erasmus+. Het maakt in dit geval niet uit of de professional dit vanuit Nederland of vanuit het gastland doet.

Wel moet aannemelijk worden gemaakt dat de inhoud en studielast overeenkomen met de oorspronkelijke geplande activiteit.

Nee. Online job shadowing kan fysieke job shadowing niet vervangen. De kwaliteit kan onvoldoende worden geborgd. De professional kan daardoor geen gebruik maken van de subsidie van Erasmus+.

Dat bepaalt de organisatie, op een consistente/beleidsmatige manier. De organisatie kan ervoor kiezen dat de professional de eerste betaling behoudt of recht houdt op de gehele. Wanneer force majeure wordt aangevinkt in de Mobility Tool, kan je zelf het beursbedrag invullen en wordt dit niet meer bepaald door de werkelijke start- en einddatum.

Dat kan. Als een professional bijvoorbeeld een extra ticket heeft moeten kopen om terug naar huis te komen, kunnen deze kosten opgevoerd worden. Let op, extra kosten moeten in het dossier van de professional aangetoond kunnen worden. Een betaalbewijs én een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat deze kosten niet elders verhaald konden worden moeten aanwezig zijn. Bij het aanvinken van force majeure kan het beursbedrag in de Mobility Tool handmatig worden aangepast.

Echter, het Nationaal Agentschap keert nooit meer subsidie uit dan aan het project in het geheel is toegekend tijdens de aanvraag. Ook niet als de kosten in totaal hoger uitvallen. De extra gemaakt kosten moeten dus gefinancierd worden uit de toegekende subsidie.

Ja, mits het project dan nog loopt of er verlenging voor het project is aangevraagd via een amendement. In de Mobility Tool kunnen interruption days worden ingevoerd om de onderbreking aan te geven. Het is wellicht verstandiger om de mobiliteit nu af te sluiten, met de aanvraag van een Force Majeure. Een nieuwe mobiliteit kan dan opgestart worden zodra de Coronasituatie is opgelost.

Ja. Je voert deze mobiliteit nu op als een niet-gerealiseerde mobiliteit. Hoe je dit doet, lees je bij vraag 13. De mobiliteit die wel gerealiseerd wordt, voer je op als een nieuwe mobiliteit. Echter, het Nationaal Agentschap keert nooit meer subsidie uit dan is toegekend tijdens de aanvraag. Ook niet als de totale kosten uiteindelijk hoger uitvallen. De extra gemaakte kosten moeten dus gefinancierd worden uit de toegekende subsidie.

Ja, dit betreft Force Majeure. Je kan onder ‘Travel Grant’ de reiskosten opvoeren. Bewijsvoering dat het niet ergens anders verhaald is (bijvoorbeeld via een reisverzekering), is nodig en bewaar je in het dossier.

Bij een Force Majeure

  • Negatief reisadvies of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast of besluit van de eigen instelling om de mobiliteit af te blazen.
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure is goedgekeurd

 

Bij een Force Majeure met extra gemaakte kosten zijn daarnaast ook de volgende bewijsstukken nodig. Deze hoef je nog niet mee te sturen bij het verzoek tot Force Majeure:  

  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
  • Een getekende verklaring dat de kosten niet elders verhaald konden worden (bijv. reisverzekering)

Nee. De Mobility Tool+ stuurt wel automatisch een verzoek naar de professional om het Participant’s Report in te vullen. Als de mobiliteit is afgebroken, hoeft dit niet ingevuld te worden. Bij professionals die al langere tijd in het buitenland waren, verdient het wel aanbeveling om deze documenten te in te vullen. Dit draagt namelijk bij aan de strategische ontwikkeling van de organisatie, waar dit project onderdeel van uitmaakt.

In deze Coronacrisis kan de projectcoördinator hiervoor een formeel verzoek bij het NA indienen (via mail of brief), met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Namen van de deelnemers aan de betreffende mobiliteiten
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie (Coronacrisis)

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de Coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

  • Registreer de mobiliteitsinformatie en informatie over de professional
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt met gebruik van de woorden ‘coronavirus’ of COVID-19. Bij gebruik van deze woorden wordt automatisch het vakje COVID-19 aangevinkt
  • Vul de werkelijke start- en einddatum in
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen, hierin kun je de extra gemaakte kosten verwerken.

Voor de meest actuele informatie raden we aan de gids voor beneficiaries binnen de Mobility Tool+ zelf (Mobility Tool+ - Guide for Beneficiary) te raadplegen.

  • Registreer de mobiliteitsinformatie en informatie over de professional
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt met gebruik van de woorden ‘coronavirus’ of COVID-19. Bij gebruik van deze woorden wordt automatisch het vakje COVID-19 aangevinkt
  • Vul dezelfde start- en einddatum in à de duur is 1 dag!
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen.

Alle mobiliteiten met Force Majeure en dezelfde start- als einddatum zullen niet worden meegenomen in de statistieken.

Voor de meest actuele informatie raden we aan de gids voor beneficiaries binnen de Mobility Tool+ zelf (Mobility Tool+ - Guide for Beneficiary) te raadplegen.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek. Een project uit Call 2018 kan maximaal tot 30 december 2021 verlengd  worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2022. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het Nationaal Agentschap. Gebruik voor een verlenging dit formulier

Voor landen die op het moment van het plannen van de mobiliteit geel zijn volgens het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken, zullen dezelfde regels rondom Force Majeure gelden als tijdens de eerste Corona uitbraak. Alle informatie die u in de Corona FAQ op onze website vindt, is dus ook dan van toepassing.

De gemaakte cursuskosten kunnen niet verhaald worden als gevolg van Force Majeure. De gemaakte cursuskosten kunnen betaald worden vanuit de organisational support.

De aanvrager mag organisational support ontvangen voor geannuleerde mobiliteiten (unit costs, die gebaseerd zijn op het aantal betreffende mobiliteiten (zoals vermeld in Mobility Tool+).

Als het werkplan van het project ongewijzigd blijft, kunnen aanvragers verzoek tot aanpassing van startdatum aanvragen, voordat het Grant Agreement wordt getekend. Dit kan alleen binnen de voorwaarden zoals deze zijn opgesteld binnen de Programme Guide voor betreffende actielijn en sector.

Blended mobility is een combinatie van fysieke en virtuele mobiliteit. Virtuele mobiliteit is het volgen van een cursus of stage bij een instelling in het buitenland die de deelnemer vanuit Nederland volgt. Bij virtuele mobility vindt er geen fysieke mobiliteit naar het buitenland plaats.

Voor de specifieke regelgeving: zie addendum.