Corona FAQ: Mobiliteit - PO en VO

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren KA101.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 2 juli 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. 

Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Voor elke geplande mobiliteit voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Per 15 juni 2020 worden de reisadviezen voor sommige landen binnen Europa versoepeld naar geel: reizen mogelijk, let op de risico’s. Reizen naar landen buiten het EU/Schengengebied worden voorlopig nog steeds afgeraden. 

Kijk voor het actuele reisadvies op de website nederlandwereldwijd.nl

Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de organisatie zich bezwaard om te gaan ten gevolge van de coronacrisis, dan is er mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Ja, dit is mogelijk. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor mogelijk aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden. Je kunt in dat geval gewoon de datum van de mobiliteit in de Mobility Tool aanpassen of de mobiliteit pas in de Mobility Tool zetten wanneer deze daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Alle project kunnen maximaal 12 maanden verlengd worden. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Alle projecten kunnen maximaal 12 maanden verlengd worden. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek (gestuurd of ondertekend door de Legal Representative van het project), met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie
  • Een verklaring dat de te vergoeden kosten onder force majeure niet konden worden teruggehaald via andere middelen (zoals bijv. reiskostenverzekeringen)


Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, cursusaanbieder etc.) teruggekregen zijn. Een officiële verklaring, getekend door de Legal Representative, is hierbij noodzakelijk.   

Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de mobiliteit al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Is de mobiliteit uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs

De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Indien er Course Fees zijn aangevraagd wordt voor dit budget, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor de mobiliteit hoef je geen gebruik te maken van de Force Majeure clausule. Heeft de organisatie de geplande mobiliteiten al in de Mobility Tool gezet, dan hoeft alleen de datum van de mobiliteiten in de Mobility Tool aangepast te worden.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure. Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Het bedrag dat op basis van de ingevulde data in beeld komt bij Travel, kan daarmee blijven staan. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure.

Voor Individual Support budget zijn er twee verschillende mogelijkheden. Was de mobiliteit al gestart maar moest deze voortijdig afgebroken worden, dan geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Je hoeft in dat geval het bedrag dat in beeld komt bij Individual Support niet aan te passen. Is de mobiliteit uiteindelijk helemaal niet gestart, dan worden de gemaakte kosten, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, mogelijk vergoed op basis van real costs. Ga hiervoor naar budgetkopje Individual Support, het daar te vinden vak waar het budget in staat is overschrijfbaar. Vul in dit vakje de daadwerkelijk gemaakte kosten in.  

Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de Mobility Tool op het knopje 'force majeure'. Indien er Course Fees zijn aangevraagd voor dit budget (mits niet al ergens anders verhaald, en voorzien van bewijsvoering), wordt het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. Je hoeft daarom het bedrag dat in beeld komt bij Course Fees niet aan te passen. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Ja, het is mogelijk om mobiliteit(en) digitaal plaats te laten vinden. Dit kan ter aanvulling of ter vervanging van de oorspronkelijk geplande mobiliteit. Het Nationaal Agentschap moedigt scholen aan om, indien mogelijk, mobiliteiten digitaal te starten en op een later moment op locatie in het buitenland af te maken. Dit wordt blended mobility genoemd. 

Aan deze digitale en blended mobility zitten wel regels vast. De belangrijkste zijn:
- De duur van de digitale mobiliteit moet minimaal 2 dagen zijn. 
- Voor een digitale mobiliteit kan alleen gebruik gemaakt worden van het Organisational Support budget (€ 350 per persoon).
- Toegekend budget voor Individual Support, Travel en Course Fees worden pas toegekend zodra de mobiliteit in het buitenland ondernomen/voortgezet wordt. 

Een volledige lijst van regels met betrekking tot digitale mobiliteit vind je hier.

Om gebruik te mogen maken van digitale mobiliteit of blended mobility moet het Nationaal Agentschap een door de Legal Representative ondertekend addendum op het contract ontvangen. Deze is per mail toegestuurd. Wens je het addendum nogmaals te ontvangen, mail dan naar ldekker@erasmusplus.nl.

Voor verdere vragen over digitale mobiliteit, mail naar bovenstaand emailadres.