Corona FAQ: Mobiliteit - PO en VO

Deze FAQ is bestemd voor projectcoördinatoren KA101.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 26 maart 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Voor elke geplande mobiliteit voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de organisatie zich bezwaard om te gaan ten gevolge van de coronacrisis, dan is er mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 6 tot en met 10.

Ja, dit is mogelijk. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor mogelijk aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden en kun je gewoon de datum van de mobiliteit in de Mobility Tool aanpassen.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2020 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2021. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2020 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2021. Let erop dat je het amendementsverzoek minimaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA via ldekker@erasmusplus.nl.

Het document voor het amendementsverzoek kun je hier downloaden.

In deze uitzonderlijke situatie ontvangt het NA hiervoor graag een formeel verzoek, met daarin:

  • Het projectnummer
  • De organisatiegegevens
  • Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Gemaakte kosten komen mogelijk in aanmerking voor vergoeding vanuit het NA, mits er bewijsvoering aanwezig is dat deze kosten niet al bij een andere organisatie (vliegmaatschappij, hotel, cursusaanbieder etc.) teruggekregen zijn. Een officiële verklaring, getekend door de Legal Representative, is hierbij noodzakelijk.   

Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Voor Individual Support budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Indien er Course Fees zijn aangevraagd wordt voor dit budget, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Als je nog geen kosten hebt gemaakt voor de mobiliteit hoef je geen gebruik te maken van de Force Majeure clausule. Heeft de organisatie de geplande mobiliteiten al in de Mobility Tool gezet, dan alleen de datum van de mobiliteiten in de Mobility Tool aanpassen.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure. Voor Travel budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Het bedrag dat op basis van de ingevulde data in beeld komt bij Travel, kan daarmee blijven staan. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Travel kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure. Voor Individual Support budget geldt dat, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien van bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed kan worden. Je hoeft daarom het bedrag dat in beeld komt bij Individual Support niet aan te passen. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Individual Support kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.

Onder het kopje Mobilities voer je de mobiliteiten in met de data zoals deze eigenlijk plaats zouden vinden. Vervolgens druk je in de mobility op het knopje Force Majeure. Indien er Course Fees zijn aangevraagd wordt voor dit budget, mits niet al ergens anders verhaald en voorzien bewijsvoering, het volledige bedrag dat onder unit costs aan de deelnemer toegekend is mogelijk vergoed. Je hoeft daarom het bedrag dat in beeld komt bij Course Fees niet aan te passen. Bewijsvoering kan aan het einde van het project als bijlage van het Final Report geüpload worden.

Let op: De organisatie kan niet meer Course Fees kosten vergoed krijgen dan de unit costs die per mobiliteit voor deze budgetpost aan de organisatie toegekend zijn.