Corona FAQ: Mobiliteit - MBO

Deze FAQ is bestemd voor medewerkers (international offices) van onderwijsinstellingen. Ben je student? Dan vragen wij je contact op te nemen met het international office van jouw instelling.
De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.
Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 27 mei 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Voor elke geplande mobiliteit voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is hoogstwaarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure).

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de organisatie zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 10 tot en met 14.

Ja, dit is mogelijk. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor mogelijk aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden en kun je gewoon de datum van de mobiliteit in de Mobility Tool aanpassen.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2022. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2022. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

In deze coronacrisis kan de projectcoördinator hiervoor een formeel verzoek bij het NA indienen (via mail of brief), met daarin:

  1. Het projectnummer
  2. De organisatiegegevens
  3. Namen van de deelnemers aan de betreffende mobiliteiten
  4. Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Het is aan de instelling zelf om hier consistent/beleidsmatig over te beslissen. Er kan gewerkt worden met alleen uitbetalen van daadwerkelijk gemaakte kosten. Ook kan er besloten worden dat de student de eerste betaling kan behouden, of de gehele beurs, zoals deze in de oorspronkelijke Individual Grant Agreement overeengekomen is.

Bovenstaande geldt mits voldaan wordt aan één van de volgende voorwaarden:

a. De deelnemer is van plan om de activiteit in een later stadium te hervatten (wanneer de ontvangende organisatie weer operationeel is), of;

b. De deelnemer maakt gebruik van mogelijkheden op afstand (bijv. het digitaal leren op afstand)(indien van toepassing en wanneer dit door de ontvangende organisatie is/wordt aangeboden), of;

c. De deelnemer draagt kosten die direct verband houden met de activiteit en de deelnemer kan deze niet terugvorderen (bijv. kosten voor accommodatie, ondanks dat de deelnemer al thuis is).

In de Mobility Tool klik je in het desbetreffende dossier 'force majeure' aan en vervolgens kan je het beursbedrag aanpassen. Let wel op dat de totale Grant voor het project niet hoger kan zijn dan het oorspronkelijke bedrag in de Grant Agreement van het project.

Dat is afhankelijk van het beleid van de school. Zie daarvoor vraag 7.

De student moet altijd eerst kijken of deze kosten (deels) te verhalen zijn bij de verhuurder of verzekeraar.

Heeft de instelling bij vraag 7 besloten de beurs terug te vorderen vanaf het moment dat de student weer in Nederland was, dan kunnen de huurkosten vanaf dat moment volledig worden opgevoerd als extra kosten.

Zie vraag 16 voor de gevallen waarin de kosten hoger zijn dan het bedrag in de individuele Grant Agreement

Extra kosten kunnen alleen opgevoerd worden indien het budget van de instelling dit toelaat.

Ja, mits het project dan nog loopt of er verlenging voor het project is aangevraagd via een amendement. In de Mobility Tool kunnen interruption days worden ingevoerd om de onderbreking aan te geven. Het is wellicht verstandiger om de mobiliteit nu af te sluiten, met de aanvraag van een Force Majeure. Een nieuwe mobiliteit kan dan opgestart worden zodra de Coronasituatie is opgelost.

Dit betreft een Force Majeure. Je kan onder ‘Travel Grant’ de reiskosten opvoeren. Bewijs van gemaakte kosten alsmede bewijsvoering dat het niet ergens anders verhaald is, is nodig en bewaar je in het dossier.

Naast de standaarddocumenten (Learning Agreement en Grant Agreement), zijn er in deze gevallen extra documenten verplicht:

Bij een Force Majeure:

  • Negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast.
  • Een verklaring van de gastinstelling of het stagebedrijf waarop de daadwerkelijke begin- en einddatum van de mobiliteit vermeld wordt (indien voldoende controleerbaar en herleidbaar mag het in dit geval ook een e-mail van de partnerinstelling zijn).
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd

 

Bij een Force Majeure met extra kosten  zijn daarnaast ook de volgende bewijsstukken nodig:

  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
  • Bewijs dat deze kosten niet elders verhaald konden worden. Hoe bewijst een deelnemer dit? Er zijn vele verschillende situaties mogelijk, die onmogelijk allemaal door ons te voorzien zijn. Toch willen we ingaan op de meest gebruikelijke situaties.

​​​​​​​

A. Deelnemer is niet verzekerd 

  1. De deelnemer verklaart dat hij/zij niet verzekerd is.
  2. Bovenstaande mailwisseling (o.i.d.) dient in het dossier te worden bijgevoegd
  3. Let op: soms zijn er aanwijzingen dat iemand wel verzekerd is (bijv. wanneer op het ticket staat dat er een annuleringsverzekering is afgesloten).

 

B. Deelnemer is wel verzekerd

  1. De deelnemer verklaart dat hij/zij wel verzekerd is.
  2. De deelnemer voegt bewijsstukken toe. Een aantal voorbeelden van mogelijke bewijsstukken:
  • Afwijzing declaratie;
  • Mailwisseling met de verzekeringsmaatschappij waarin wordt aangegeven dat de kosten wel/niet worden vergoed;
  • Door de verzekeringsmaatschappij verstrekte informatie m.b.t. vergoeding als gevolg van de pandemie (bijvoorbeeld een mail die naar iedere verzekerde verstuurd is of Q&A’s op de website van de verzekeringsmaatschappij).             

3.  De betreffende bewijsstukken dienen in het dossier te worden vastgelegd.

Een verzekerde heeft overigens altijd recht op een afwijzing/goedkeuring van een declaratie.
 
Bij de eindrapportage dient een verklaring te worden aangeleverd, getekend door een tekenbevoegde van de instelling, dat alle opgevoerde extra kosten niet elders verhaald konden worden.

 

Nee. De Mobility Tool+ stuurt wel automatisch een verzoek naar de student om deze Participant’s Report in te vullen. Het invullen van de Participant’s Report is in geval van Force Majeure niet verplicht. Wel is er bewijs nodig dat de mobiliteit daadwerkelijk plaats heeft gevonden.

  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul de reële start- en einddatum in
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen, hierin kun je de extra gemaakte kosten verwerken.
  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul dezelfde start- en einddatum in à de duur is 1 dag!
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen

Alle mobiliteiten met Force Majeure en dezelfde start- als einddatum zullen niet worden meegenomen in de statistieken.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek.  Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2021 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2022. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.  Gebruik voor een verlenging dit formulier.

Let op: Dit geldt alleen voor mobiliteiten die langer dan 2 weken hebben geduurd! Pas in de Mobility Tool de einddatum van de mobiliteit aan, naar de datum waarop de mobiliteit door Corona werd beëindigd. Er is wel sprake van Force Majeure, omdat de mobiliteit afwijkt van de oorspronkelijke mobiliteit.

Wanneer je in beleid hebt gekozen voor uitbetaling van werkelijk gemaakte kosten (zie vraag 7), is het goed mogelijk dat de (extra) gemaakte kosten binnen het plafond van de individual support vallen, die gelden voor de werkelijke duur van de mobiliteit. Heb je daarin nog genoeg ruimte om de gemaakte kosten te kunnen opvangen, dan maak je wel een melding van Force Majeure. Zorg wel dat in je administratie inzichtelijk is dat het bedrag aangepast is door de Corona crisis.

Bovenstaande geldt mits voldaan wordt aan één van de volgende voorwaarden:

a. De deelnemer is van plan om de activiteit in een later stadium te hervatten (wanneer de ontvangende organisatie weer operationeel is), of;

b. De deelnemer maakt gebruik van mogelijkheden op afstand (bijv. het digitaal leren op afstand)(indien van toepassing en wanneer dit door de ontvangende organisatie is/wordt aangeboden), of;

c. De deelnemer draagt kosten die direct verband houden met de activiteit en de deelnemer kan deze niet terugvorderen (bijv. kosten voor accommodatie, ondanks dat de deelnemer al thuis is).

Omdat de vergoeding binnen de unit costs valt, hoef je in dit geval geen bewijs te overleggen van de kosten.

Indien de afspraken gemaakt zijn tussen de instelling en de bemiddelaar, bekijk eerst heel goed wat de afspraken tussen de instelling en de bemiddelaar zijn in geval van annulering. Aangezien dit geen kosten zijn die de student maakt, dienen deze kosten vanuit de Organisational Support betaald te worden.

Indien de bemiddelaar/intermediair rechtstreeks bij de student (bemiddelings)kosten in rekening brengt, neem dan contact op met het Nationaal Agentschap.

1. Studenten die al met hun uitwisseling gestart zijn en toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Toegang tot een OLS taalcursus wordt automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de gerealiseerde mobiliteit. Hierdoor mogen studenten tijdens de huidige situatie gebruik blijven maken van de tool.

2. Studenten die hun geplande uitwisseling hebben moeten uitstellen en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Instellingen wordt aangeraden vanaf nu OLS licenties ook bij niet gestarte mobiliteiten toe te kennen. Bij het invullen van de gegevens, moeten de oorspronkelijke data van de geplande mobiliteit opgevoerd worden. OLS taalcursussen worden automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de geplande mobiliteit.

3. Studenten die een uitwisseling gepland hebben staan voor 2020 en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Geplande mobiliteiten voor 2020 mogen al OLS licenties ontvangen zodat studenten al van de tool kunnen profiteren. Mochten geplande mobiliteiten uitgesteld worden, dan zullen de licenties verlengd worden totdat de betreffende studenten terug zijn gekeerd.