Corona FAQ: Mobiliteit - MBO

Deze FAQ is bestemd voor medewerkers (international offices) van onderwijsinstellingen. Ben je student? Dan vragen wij je contact op te nemen met het international office van jouw instelling.
De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.
Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 26 maart 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Voor elke geplande mobiliteit voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is hoogstwaarschijnlijk sprake van overmacht (Force Majeure).

Voor alle landen geldt momenteel minimaal de kleurcode oranje: alleen noodzakelijke reizen. Kan de activiteit op zichzelf nog wel doorgaan, maar voelt een deelnemer of de organisatie zich bezwaard om te gaan, dan is er mogelijk sprake van overmacht (Force Majeure). Hoe je dit aanvraagt vind je onder vraag 5. Voor het invoeren van de kosten in de Mobility Tool, zie vraag 10 tot en met 14.

Ja, dit is mogelijk. Als je al kosten hebt gemaakt voor de activiteit die wordt verplaatst, dan kun je hiervoor mogelijk aanspraak maken op Force Majeure. Heb je nog geen kosten gemaakt, dan hoeft hier verder niks voor geadministreerd te worden en kun je gewoon de datum van de mobiliteit in de Mobility Tool aanpassen.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2020 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2021. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

Mocht de verplaatsing niet binnen de huidige projectduur lukken, dan kan het project middels een amendementsverzoek mogelijk verlengd worden. Een project uit Call 2018 kan tot maximaal 30 december 2020 verlengd worden, voor projecten uit Call 2019 is dit 30 december 2021. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project indient bij het NA.

In deze coronacrisis kan de projectcoördinator hiervoor een formeel verzoek bij het NA indienen (via mail of brief), met daarin:

  1. Het projectnummer
  2. De organisatiegegevens
  3. Namen van de deelnemers aan de betreffende mobiliteiten
  4. Een korte samenvatting van de reden/situatie

Bewijsvoering van de gemaakte kosten dient bewaard te worden en zal op een later moment door het NA opgevraagd worden.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de Coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Het is aan de instelling zelf om hier consistent/beleidsmatig over te beslissen. Wanneer Force Majeure wordt aangevinkt in de Mobility Tool, kan je zelf het bedrag invullen en wordt dit niet meer bepaald door de werkelijke start- en einddatum. Daarnaast is het zo dat bij 'extra kosten' i.v.m. bijzondere extra activiteiten (zoals repatriëring) die kosten door het NA ook vergoed zullen worden (via de instelling uiteindelijk aan de student). Let wel op dat de totale Grant voor het project niet hoger kan zijn dan het oorspronkelijke bedrag in de Grant Agreement van het project.

Dat kan. Als een student bijvoorbeeld een extra ticket heeft moeten kopen om terug naar huis te komen, kunnen deze extra kosten opgevoerd worden. Let op, deze extra kosten moeten in het dossier van de student aangetoond kunnen worden. Een betaalbewijs én een getekende verklaring dat deze kosten niet elders verhaald konden worden moeten aanwezig zijn.

Ja, mits het project dan nog loopt of er verlenging voor het project is aangevraagd via een amendement. In de Mobility Tool kunnen interruption days worden ingevoerd om de onderbreking aan te geven. Het is wellicht verstandiger om de mobiliteit nu af te sluiten, met de aanvraag van een Force Majeure. Een nieuwe mobiliteit kan dan opgestart worden zodra de Coronasituatie is opgelost.

Dit betreft een Force Majeure. Je kan onder ‘Travel Grant’ de reiskosten opvoeren. Bewijs van gemaakte kosten alsmede bewijsvoering dat het niet ergens anders verhaald is, is nodig en bewaar je in het dossier.

Bij een Force Majeure:

  • Negatief reisadvies of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast of besluit van de eigen instelling om de mobiliteit af te blazen ten gevolge van de coronacrisis.
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd

 

Bij een Force Majeure met extra gemaakte kosten zijn daarnaast ook de volgende bewijsstukken nodig. Deze hoef je nog niet mee te sturen bij het verzoek tot Force Majeure:

  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
  • Een getekende verklaring dat de kosten niet elders verhaald konden worden (bijv. reisverzekering)

Nee. De Mobility Tool+ stuurt wel automatisch een verzoek naar de student om deze Participant’s Report in te vullen. Het invullen van de Participant’s Report is in geval van Force Majeure niet verplicht. Een statement van de Host met de echte begin- en einddatum is nodig voor de registratie in Mobility Tool. Mocht in verband met sluiting van de gastorganisatie deze statement van de Host niet mogelijk zijn dan kan als einddatum de datum van de terugreis worden opgevoerd.

  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul de reële start- en einddatum in
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen, hierin kun je de extra gemaakte kosten verwerken.
  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul dezelfde start- en einddatum in à de duur is 1 dag!
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen

Alle mobiliteiten met Force Majeure en dezelfde start- als einddatum zullen niet worden meegenomen in de statistieken.

Ja, dit kan middels een amendementsverzoek. Een project uit Call 2018 kan maximaal tot 30 december 2020 worden verlengd. Let erop dat je het amendementsverzoek maximaal 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project doet. Gebruik voor een verlenging dit formulier.