Corona FAQ: Mobiliteit - Hoger Onderwijs

Voor de uitzonderlijke periode waarin het Coronavirus fysieke mobiliteiten vaak belemmert, zijn flexibele maatregelen ingesteld.

Deze FAQ is bestemd voor medewerkers (international offices) van hoger onderwijsinstellingen. Ben je student? Dan vragen wij je contact op te nemen met het international office van jouw instelling.

Niet op elke vraag is een eenduidig antwoord te formuleren. De instelling zal het per geval moeten bekijken en elke aanvraag FM zal goed afgewogen moeten worden.


De FAQ wordt geüpdatet indien er nieuwe informatie beschikbaar komt. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 20 oktober 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

Indien de gastinstelling/stagebedrijf nog gesloten is bij de start van het semester/stageperiode, stimuleer dan waar mogelijk een blended mobility-benadering, d.w.z. om in het thuisland te beginnen met een periode van virtuele lessen aan de gastinstelling, te combineren met fysieke mobiliteit in het buitenland.

Het uitgangspunt is een blended mobility met een deel fysieke mobiliteit bij de gastinstelling als en wanneer dat mogelijk is. Mocht dat fysieke deel door overmacht (Force Majeure) toch niet mogelijk zijn/ worden verkort, dan kan het vervangen worden door virtuele mobiliteit. Ook als van tevoren nog niet duidelijk is of de fysieke mobiliteit van start kan gaan, en of de minimumduur van de fysieke mobiliteit gehaald zal worden, mag de virtuele mobiliteit van start gaan.

Onderbreking tussen de virtuele en fysieke mobiliteit is toegestaan, mits de activiteit wordt uitgevoerd binnen de Call waaronder de student wordt opgevoerd. 

Als tijdens de "virtuele periode" de student niet in het gastland verblijft, ontvangt de student geen subsidie. Bij aanvang van de periode van fysieke mobiliteit in het gastland heeft de student recht op de reguliere beurs voor de periode in het buitenland. 

De thuisinstelling ontvangt het geldende tarief voor OS per deelnemer, ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. Dit houdt in dat de instelling verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitwisseling (voorbereiding, begeleiding en follow-up) zoals aangegeven in de ECHE principes.

De virtuele en fysieke mobiliteit moet worden bevestigd door een Transcript of Records en de fysieke mobiliteit door een Statement of the Host (met begin en einddatum van het verblijf).  

Studenten kunnen vanaf het begin van de virtuele periode hun OLS-licentie gaan gebruiken. 

Beide periodes (virtueel en fysiek) tellen mee voor het erkennen van leerresultaten. 

De blended mobility- benadering  kan onder Call 2019 en Call 2020 vallen (voor KA107 ook onder Call 2018, indien u verlenging heeft aangevraagd). Vergeet niet dat het addendum voor de betreffende Call getekend dient te hebben mocht u gebruik willen maken van blended mobility.

Uitgangspunt is een fysieke mobiliteit als en wanneer mogelijk. Als deze niet kan plaatsvinden vanwege overmacht kan de duur van de fysieke mobiliteit worden verkort of geannuleerd en vervangen worden door een (verlenging van de) virtuele mobiliteit. 

Onderbreking tussen de virtuele en fysieke mobiliteit is toegestaan, mits de activiteit wordt uitgevoerd binnen de Call waaronder het staflid wordt opgevoerd.

Tijdens de "virtuele periode" is er geen sprake van vergoeding. Als de fysieke mobiliteit begint, kan subsidie worden toegekend voor de periode in het buitenland.

De thuisinstelling ontvangt het geldende tarief voor OS per deelnemer ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. Dit houdt in dat de instelling verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de uitwisseling (voorbereiding, begeleiding en follow-up) zoals aangegeven in de ECHE principes.

De virtuele en fysieke mobiliteit moet worden bevestigd door een Certificate of Attendance met daarin ook de begin- en einddatum van de fysieke mobiliteit. 

Beide periodes (virtueel en fysiek) tellen mee voor het erkennen van leerresultaten. 

Indien naar behoren onderbouwd en gedocumenteerd door de thuisinstelling, kunnen NA's ook special needs vergoeding ontvankelijk verklaren die worden aangevraagd om de deelname van deelnemers met speciale behoeften aan virtuele activiteiten mogelijk te maken, volgens dezelfde regels als gespecificeerd in de programmagids. Denk bijvoorbeeld aan vergoeding voor een tolk tijdens een virtuele activiteit. 

Indien naar behoren onderbouwd en gedocumenteerd, kunnen instellingen de kosten dekken die verband houden met het kopen en / of huren van apparatuur en / of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele en gemengde mobiliteitsactiviteiten, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de budgetcategorie exceptional costs

Begunstigden mogen tot 10% van het geld uit elke budgetcategorie overmaken op basis van unit costs aan exceptional costs om de kosten te dekken die verband houden met het kopen en / of huren van apparatuur en / of diensten die nodig zijn voor de uitvoering van virtuele mobiliteitsactiviteiten veroorzaakt door COVID-19, zelfs als er aanvankelijk geen middelen waren toegewezen aan de categorie exceptional costs. Het betreft hier 10% van het voorlopig toekende budget (of in geval van een bijstelling, van de bijgestelde voorlopige toekenning in het amendement).

De steun die via dit item wordt verleend, moet in de eerste plaats betrekking hebben op apparatuur en / of diensten van tijdelijke aard (d.w.z. voor de duur van het project), in plaats van op normale kantoorapparatuur of apparatuur die normaal wordt gebruikt door de deelnemende organisaties buiten het kader van het project. (bijv. een specifieke tool of inhuren een bepaalde dienst of persoon om virtuele mobiliteit in deze uitzonderlijke periode te faciliteren). 

Voor projecten tussen programma- en partnerlanden: deze overschrijvingen worden altijd uitgevoerd uit budgetcategorieën die zijn toegewezen voor activiteiten met hetzelfde partnerland. 

Berekening van het subsidiebedrag: de subsidie ​​is een vergoeding van 75% van de subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt voor het kopen en / of huren van uitrusting en / of diensten.

Instellingen wordt ten zeerste aangeraden om voorgenomen budgetoverheveling naar exceptional costs voor te leggen aan het Nationaal Agentschap alvorens deze kosten te maken. Dit verkleint de kans dat de kosten ten tijde van de eindrapportage worden afgekeurd. Hiervoor kan dit formulier gebruikt worden: Opzetformulier Exceptional Costs

  • Wanneer een mobiliteit waarvoor al kosten zijn gemaakt toen het gastland geel was, moet worden geannuleerd of uitgesteld.
  • Wanneer een mobiliteit van start is gegaan op het moment dat het gastland geel was; maar die is afgebroken of virtueel voortgezet in het thuisland vanwege verslechtering van de Corona situatie.
  • Wanneer het fysieke deel van een blended mobiliteit (deels) is vervangen door virtueel vanuit het thuisland, en daardoor de minimumduur van de fysieke mobiliteit niet behaald is.

De coördinator Erasmus+ vraagt force majeure aan bij het NA Erasmus+, door een e-mail te sturen naar de betreffende actielijn KA103@erasmusplus.nl of KA107@erasmusplus.nl.

In de e-mail omschrijf je beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk, de situatie (het verloop van de mobiliteit en de oorzaak van de Force Majeure). Indien er extra kosten zijn gemaakt vermeld je waarvoor deze gemaakt zijn. Je mag de aanvraag van force majeure voor meerdere studenten bundelen, maar dit hoeft niet. Vermeld in de e-mail s.v.p. bij elke student of de student onder call 2018 (alleen nog van toepassing voor KA107), call 2019 of Call 2020 is geregistreerd in de Mobility Tool.

Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij de Grant Agreement.

Als aan de eis van de minimumduur van 3 maanden aanwezigheid in het gastland wordt voldaan is er geen sprake van force majeure omdat  aan de gestelde minimum eis wordt voldaan. We beschouwen het dan als een reguliere mobiliteit.

Ja, als de virtuele mobiliteit in het gastland gevolgd wordt kunnen studenten een beurs voor de periode in het gastland krijgen. Dit beschouwen we als een reguliere mobiliteit.

Ja, als studenten eerst een bepaalde periode in quarantaine moeten voordat ze bij de gastinstelling kunnen beginnen kan je dit zien als een deel van de mobiliteit en kunnen ze voor deze periode een beurs krijgen.

Als hij/zij online zijn of haar studieactiviteiten (of stageactiviteiten) kan voortzetten, mag de instelling besluiten de student zijn beurs te laten behouden. Dat bepaalt de instelling, op een consistente/beleidsmatige manier. Zet de student zijn activiteiten niet virtueel voort, dat heeft hij zij alleen recht op een beurs voor de periode dat hij/zij in het buitenland verbleef, en de eventuele extra gemaakte kosten.

Let op: indien mobiliteiten nog niet van start gegaan zijn, wordt voor virtuele mobiliteit geen beurs uitgekeerd.

  • Bij een geannuleerde of uitgestelde mobiliteit: de kosten die gemaakt zijn terwijl het gastland nog geel was.
  • Bij een afgebroken mobiliteit: de extra kosten die gemaakt zijn voor de periode dat geen beurs meer is uitgekeerd (bijvoorbeeld huur en reiskosten).

Extra kosten kunnen alleen opgevoerd worden wanneer het budget van de instelling (bij KA107 voor de regio) dit toelaat.

Dat kan, mits het budget van de instelling dit toelaat. Als een student extra kosten heeft gemaakt, doordat de student bijvoorbeeld in geval van repatriëring een extra ticket heeft moeten kopen, en dit niet uit het ontvangen beursbedrag gefinancierd kan worden, kunnen deze extra kosten in de Mobility Tool worden opgevoerd.

Nee, in beginsel is het bedrag dat in de Grant Agreement tussen het NA en de instelling staat het maximumbedrag dat de instelling zal krijgen.

Ja, de thuisinstelling ontvangt het geldende OS tarief per deelnemer, ook als vanwege overmacht de fysieke mobiliteit vervangen wordt door virtuele mobiliteit. De instelling moet de student goed voorlichten en begeleiden (before-during-after) en de student adviseren geen voorbereidende kosten te maken als er twijfel is of de mobiliteit kan doorgaan.

In de nieuwste update van de Mobility Tool kan bij elke mobiliteit worden aangegeven of het een fysieke, een blended, of een virtuele mobiliteit betreft. Bij een geheel virtuele mobiliteit vanuit het thuisland wordt dit in MT gezien als nulbeurs (beursbedrag staat op 0). Bij een blended mobility kan vervolgens de start- en einddatum van het virtuele deel, en de start- en einddatum van het fysieke deel worden ingevoerd. Wanneer de minimumduur van het fysieke deel niet behaald is, moet Force Majeure worden aangevinkt en het toelichtingsvakje worden ingevuld.

•             Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie

•             Vink het Force Majeure hokje aan

•             Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid". Indien er extra kosten zijn gemaakt, worden deze hier verantwoord. Indien de student zijn beurs heeft behouden, wordt dit hier vermeld.

•             Vul de startdatum van de fysieke mobiliteit in, en einddatum van het virtuele deel

•             Daarna kun je indien er extra kosten zijn gemaakt, de travel grant en individual support handmatig aanpassen

•             Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie

•             Vink het Force Majeure hokje aan

•             Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid"

•             Vul dezelfde start- en einddatum in à de duur is 1 dag

•             Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen

Deze vraag is alleen van toepassing indien er reeds kosten zijn gemaakt. Geen kosten gemaakt? Alleen de start- en einddatum aanpassen.

Uitgestelde mobiliteiten zijn alleen mobiliteiten waarbij dezelfde student/staflid, die naar dezelfde gastinstelling/stagebedrijf gaat. In alle overige gevallen betreft het een nieuwe mobiliteit.

•             Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie

•             Noteer de nieuwe mobiliteitsdata

•             Vink het Force Majeure hokje aan

•             Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt, gebruik hierbij altijd het woord "Corona" of "Covid"

•             Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen – de reeds gemaakte kosten kunnen bij de standaard grant worden opgeteld.

Bij het aanvinken van Force Majeure in de Mobility Tool kun je beursbedragen voor Individual Support en Travel Support handmatig aanpassen. Verantwoord extra kosten altijd in het commentsvakje.

Dat kan bij een volledig fysieke mobiliteit (reguliere mobiliteit) met ‘interruption days’ voor de tussenliggende periode. Bij een blended mobility kunnen de start-  en einddata van het virtuele deel en het fysieke deel los van elkaar worden ingevoerd.

Indien de nul-beursstudenten de minimumduur van de fysieke mobiliteit (3 maanden voor studie/2 maanden voor stage) niet hebben gehaald, dient Force Majeure te worden aangevinkt. Als de minimumduur behaald is, doe je dat niet. Op deze manier worden studenten in beide gevallen meegeteld voor OS en past performance.

  • Learning Agreement: altijd verplicht
  • Grant Agreement (studentencontract): alleen indien er een fysieke mobiliteit plaatsvindt
  • Transcript of records: altijd verplicht indien de mobiliteit fysiek of virtueel is afgerond
  • Statement of the host: verplicht voor de periode van de fysieke mobiliteit, indien van toepassing. Indien voldoende herleidbaar kan dit ook een bevestiging per e-mail van de gastinstelling zijn. (Indien alleen sprake is van virtuele mobiliteit vanuit het gastland, kan bijvoorbeeld een vliegticket en/of een huurovereenkomst dienen als vervangende bewijslast)
  • Tweede OLS-toets: niet verplicht bij force majeure, of onder call 2020. In alle andere gevallen wel.
  • Participant report: niet van toepassing bij geannuleerde mobiliteiten
  • Negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast.
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd
  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
  • Bewijs dat deze kosten niet elders verhaald konden worden. Hoe bewijst een deelnemer dit? Er zijn vele verschillende situaties mogelijk, die onmogelijk allemaal door ons te voorzien zijn. Toch willen we ingaan op de meest gebruikelijke situaties.

A. Deelnemer is niet verzekerd 

De deelnemer verklaart dat hij/zij niet verzekerd is. Deze mailwisseling (o.i.d.) dient in het dossier te worden bijgevoegd

Let op: soms zijn er aanwijzingen dat iemand wel verzekerd is (bijv. wanneer op het ticket staat dat er een annuleringsverzekering is afgesloten).

B. Deelnemer is wel verzekerd

De deelnemer verklaart dat hij/zij wel verzekerd is.

De deelnemer voegt bewijsstukken toe. Een aantal voorbeelden van mogelijke bewijsstukken: Afwijzing declaratie; Mailwisseling met de verzekeringsmaatschappij waarin wordt aangegeven dat de kosten wel/niet worden vergoed; Door de verzekeringsmaatschappij verstrekte informatie m.b.t. vergoeding als gevolg van de pandemie (bijvoorbeeld een mail die naar iedere verzekerde verstuurd is of Q&A’s op de website van de verzekeringsmaatschappij).             

De betreffende bewijsstukken dienen in het dossier te worden vastgelegd.

(Een verzekerde heeft overigens altijd recht op een afwijzing/goedkeuring van een declaratie)

 

  • Bij de eindrapportage dient een verklaring te worden aangeleverd, getekend door een tekenbevoegde van de instelling, dat alle opgevoerde extra kosten niet elders verhaald konden worden.

 

De Europese Commissie moedigt hoger onderwijsinstellingen aan studenten de mogelijkheid te geven examens online af te leggen. Hoger onderwijsinstellingen beslissen hier echter uiteindelijk zelf over.

Indien de mobiliteit is afgerond, op welke wijze dan ook, telt de gehele periode mee voor het maximum aantal dagen. Is de mobiliteit afgebroken en niet afgerond kan indien nodig ook hierop het Force Majeure-concept worden toegepast, waardoor deze periode niet meetelt. De instelling beslist hierover per casus.

De Europese Commissie adviseert hoger onderwijsinstellingen een plan B te maken voor deze groep studenten, en hen niet opnieuw de selectieprocedure te laten ondergaan.

De projecten van call 2019 en call 2020 kunnen verlengd worden tot 3 jaar. Het NA neemt over de projecten van call 2019 in het najaar van 2020 contact op met de projectcoördinatoren. Voor call 2020 zal dit in de zomer/het najaar 2021 gebeuren.

Het huidige OLS loopt tot juni 2021. Daarna zal dit door een ander platform vervangen worden.

Alleen van toepassing voor KA103:

1.           Studenten die al met hun uitwisseling gestart zijn en toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Toegang tot een OLS taalcursus wordt automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de gerealiseerde mobiliteit. Hierdoor mogen studenten tijdens de huidige situatie gebruik blijven maken van de tool.

2.           Studenten die hun geplande uitwisseling hebben moeten uitstellen en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Instellingen wordt aangeraden vanaf nu OLS licenties ook bij niet gestarte mobiliteiten toe te kennen. Bij het invullen van de gegevens, moeten de oorspronkelijke data van de geplande mobiliteit opgevoerd worden. OLS taalcursussen worden automatisch met 4 maanden verlengd na de einddatum van de geplande mobiliteit.

3.           Studenten die een uitwisseling gepland hebben staan voor 2020 en nog geen toegang hebben tot een OLS taalcursus:

Geplande mobiliteiten voor 2020 mogen al OLS licenties ontvangen zodat studenten al van de tool kunnen profiteren. Mochten geplande mobiliteiten uitgesteld worden, dan zullen de licenties verlengd worden totdat de betreffende studenten terug zijn gekeerd.

Deze mobiliteiten zijn in principe ontvankelijk. Het is aan de instelling om te bepalen of in zulke situaties een beurs verstrekt wordt. Er zal echter geen sprake van Force Majeure zijn bij een tweede coronagolf, want de situatie was in dit geval voorzienbaar. Dit betekent dat het risico voor de instelling is: als een mobiliteit wordt afgebroken, en de minimumduur niet gehaald is, moet de uitbetaalde beurs terugbetaald worden aan het NA.

Dit valt onder de reguliere mobiliteit: fysiek beginnen in het gastland en daarna vanwege corona onder Force Majeure terug in Nederland de lessen online volgen. Blended mobility start altijd met virtuele mobiliteit, d.w.z. de student is in Nederland en volgt virtueel  lessen bij de gastinstelling in het buitenland, in een later stadium als situatie dit toestaat vertrekt hij naar het gastland om daar fysiek lessen te volgen.

In geval van corona overmacht kan de regel van maximum 12 maanden per cyclus in uitzonderlijke gevallen worden herroepen en kan de student een beurs krijgen voor een langere periode.