Corona FAQ: Mobiliteit - Hoger Onderwijs

Deze FAQ is bestemd voor medewerkers (international offices) van hogeronderwijsinstellingen. Ben je student? Dan vragen wij je contact op te nemen met het international office van jouw instelling.

De FAQ zal regelmatig geüpdatet worden in de komende periode. Heb je een vraag? Check dan eerst de laatste versie van deze FAQ. Mail je ons een vraag? Dan staat het antwoord daarop wellicht in de eerstvolgende update van de FAQ.

Disclaimer: de Europese Commissie komt continu met updates en besluiten. Aan de hand daarvan zullen wij ook onze instructies aanpassen indien nodig.

Laatste update: 3 april 2020 (let op: druk op 'refresh' voor de laatste updates)

KA103 en KA107: Voor elke geplande reis voor een project van Erasmus+ die uitgesteld, geannuleerd of onderbroken moet worden ten gevolge van de coronacrisis, is mogelijk   sprake van overmacht (force majeure). Indien een instelling een mobiliteit wil aanmerken als Force Majeure, moet dit altijd aangevraagd worden bij het NA.

KA103 en KA107: Nee, in geval van force majeure kan je als instelling beslissen of de student de eerste betaling kan behouden, of de gehele beurs. In de Mobility Tool klik je in het desbetreffende dossier force majeure aan en dan kan je het beursbedrag aanpassen. In de Mobility Tool wordt dit bedrag onder mobiliteit (SMS of SMP) verrekend.

KA103 en KA107: Ja. De student mag de beurs behouden als hij/zij online zijn of haar studieactiviteiten (of stageactiviteiten) kan voortzetten. In deze uitzonderingssituatie veroorzaakt door het Corona virus maakt het niet uit of de student dit vanuit Nederland of vanuit het gastland doet. Let op: mobiliteiten die nog niet van start gegaan zijn mogen niet vervangen worden door een virtuele mobiliteit.

KA103 en KA107: Dat bepaalt de instelling, op een consistente/beleidsmatige manier. De instelling kan ervoor kiezen dat de student de eerste betaling behoudt of de hele beurs zoals afgesproken in het studentencontract. Wanneer Force Majeure wordt aangevinkt in de Mobility Tool, kan je zelf het beursbedrag invullen en wordt dit niet meer bepaald door de werkelijke start- en einddatum.

KA103: Dat kan bij hoge uitzondering, en alleen indien het budget van de instelling dit toelaat. Als een student extra kosten heeft gemaakt, doordat de student bijvoorbeeld in geval van repatriëring een extra ticket heeft moeten kopen, en dit niet uit het ontvangen beursbedrag gefinancierd kan worden, kunnen deze extra kosten in Mobility Tool worden opgevoerd onder travel grant. Let op, de kosten voor travel grant moeten in het dossier van de student aangetoond kunnen worden. Een betaalbewijs én een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat deze kosten niet elders verhaald konden worden moeten bij een check aanwezig zijn. Na het aanvinken van force majeure kunnen de extra kosten onder travel grant worden ingevuld.

KA107: Dat kan, indien het budget van de instelling dit toelaat. Als een student bijvoorbeeld een extra ticket heeft moeten kopen om terug naar huis te komen, en dit niet uit het ontvangen beursbedrag gefinancierd kan worden, kunnen deze kosten opgevoerd worden als extra kosten. Let op, extra kosten moeten in het dossier van de student aangetoond kunnen worden. Een betaalbewijs én een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat deze kosten niet elders verhaald konden worden moeten bij een check aanwezig zijn. Bij het aanvinken van force majeure kan het beursbedrag in de Mobility Tool handmatig worden aangepast.

KA103 en KA107: Bij voorkeur wordt deze mobiliteit afgebroken en de mobiliteit op een later moment als een nieuwe mobiliteit opgevoerd.  Op deze manier kan namelijk de huidige mobiliteit als force majeure worden aangemerkt, en kan de student de aanbetaling of de gehele beurs behouden, al naar gelang de instelling beslist.

Indien de mobiliteit onder een call valt die in het najaar nog loopt, kan de mobiliteit dan ook worden voortgezet, met ‘interruption days’ voor de tussenliggende periode. 

KA103: In de Mobility Tool wordt de geplande begindatum opgevoerd en als einddatum dezelfde datum (duur is dan 1 dag). Na het force majeure vakje te hebben aangevinkt kan je de daadwerkelijk gemaakte reiskosten invullen bij travel grant. Een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat de kosten niet elders verhaald kunnen worden dient in het dossier te zitten samen met een betaalbewijs van de extra kosten.

KA107: In de Mobility Tool wordt de geplande begindatum opgevoerd en als einddatum dezelfde datum (duur is dan 1 dag). De beurs zal dan bestaan uit alleen de travel grant, hiervoor geldt dat de standaard unit costs voor travel opgevoerd mogen worden. Een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat de kosten niet elders verhaald kunnen worden dient in het dossier te zitten, samen met een betaalbewijs van de extra kosten. 

KA103 en KA107: De Europese Commissie moedigt hogeronderwijsinstellingen aan studenten de mogelijkheid te geven examens online af te leggen. Hogeronderwijsinstellingen beslissen hier echter uiteindelijk zelf over.

KA103 en KA107: In deze uitzonderlijke situatie vraagt de Erasmus+ coördinator dit per e-mail aan bij de betreffende actielijn KA103@erasmusplus.nl of KA107@erasmusplus.nl. Hierin omschrijft deze beknopt, maar wel zo concreet en volledig mogelijk de situatie. Je mag de aanvraag van force majeure voor meerdere studenten bundelen, maar dit hoeft niet. Graag zien we van elke student of deze onder call 2018 of call 2019 is geregistreerd in de Mobility Tool.
Let op: voor andere gevallen van force majeure (die geen betrekking hebben op de coronacrisis), zie de algemene voorwaarden bij uw Grant Agreement.

Voor KA103 en KA107:

Naast de standaarddocumenten (Learning Agreement en Studentencontract), zijn er in deze gevallen extra documenten verplicht:

Bij een Force Majeure:

  • Negatief reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse zaken of mail/brief van de partner die de mobiliteit afblaast.
  • Een Statement of the Host waarop de daadwerkelijke begin- en einddatum van de mobiliteit vermeld wordt.
  • De bevestiging van het NA dat de Force Majeure onder voorbehoud is goedgekeurd

 

Bij een Force Majeure met travel grant (KA103)/ extra kosten (KA107) zijn daarnaast ook de volgende bewijsstukken nodig:

  • Een betaalbewijs van de extra gemaakte kosten
  • Een verklaring getekend door een tekenbevoegde van de instelling dat de kosten niet elders verhaald konden worden

KA103 en KA107:  Nee, deze zijn niet verplicht. De Mobility Tool+ stuurt geen uitnodiging voor het invullen van het participant report naar mobiliteiten die zijn aangemerkt als Force Majeure en naar mobiliteiten die zijn gestart na 1 januari 2020.

Certificate of Attendance met de werkzaamheden die de student tijdens z’n stage heeft uitgevoerd en de beoordeling/ de Transcript of Records met daarin de gevolgde vakken en cijfers zijn niet nodig wanneer de uitwisseling niet afgemaakt is.

Let op, als de mobiliteit online wordt afgemaakt, is een Transcript of Records uiteraard wel verplicht.

KA103 en KA107: Ja. Een Statement of the Host met daarin de echte begin en einddatum is wel nodig als bewijs dat de student daadwerkelijk onderwijs heeft genoten aan de gastinstelling, en voor hoelang. Nu kan het zijn dat deze moeilijk of niet te krijgen is omdat alles gesloten is. In dat geval kan als einddatum de datum van de terugreis worden ingevuld (in dit geval vormt het ticket de bewijslast in het dossier).

KA103 en KA107: Uiteindelijk zullen de benodigde documenten in de dossiers aanwezig moeten zijn (Statement of the Host voor volledig afgebroken mobiliteiten, en ook Transcripts of Records voor online voortgezette en afgeronde mobiliteiten). Er is echter nog voldoende tijd om deze te verkrijgen. Aangeraden wordt daarom om voor nu de e-mails te nemen als uitgangspunt voor bijvoorbeeld de start- en einddatum, en op te slaan in de dossiers, en in een later stadium de partnerinstelling te verzoeken de documenten met dezelfde gegevens te verstrekken.

KA103 en KA107: Indien de mobiliteit is afgebroken en niet online wordt voortgezet, kan dit bijvoorbeeld de laatste dag voor de sluiting van de instelling zijn. Hier heeft de instelling wel enige flexibiliteit in. Wordt de studie/stage online voortgezet, dan mag de laatste dag van de studie/examen/stage activiteit online worden ingevuld.

KA103 en KA107:

  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul de reële start- en einddatum in
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen

KA107 en KA103:

  • Registreer de mobiliteits- en deelnemersinformatie
  • Vink het Force Majeure hokje aan
  • Vul het Force Majeure comments vakje in, waarin je de situatie uitlegt
  • Vul dezelfde start- en einddatum in à de duur is 1 dag
  • Daarna kun je de travel grant en individual support handmatig aanpassen

 

Alle mobiliteiten met force majeure en dezelfde start- als einddatum zullen niet worden meegenomen in de statistieken.

KA103 en KA107: Nee, een mobiliteit die geannuleerd is en waarvoor geen reiskosten gemaakt zijn, kan je uit Mobility Tool verwijderen. 

KA103 en KA107: Indien de student vanuit zijn of haar thuisland de online colleges volgt, vink je Force Majeure aan (immers, die student voldoet niet aan de eisen die normaal gesproken aan een mobiliteit gesteld worden). Volgt de student de colleges vanuit zijn gastland, dan hoeft dat niet. Weet je niet waar je student zich bevindt, vink dan voor de zekerheid Force Majeure aan. Indien de student online zijn studie voortzet, en zijn learning outcomes zal behalen, heeft de student recht op zijn volledige beurs.

KA103: Indien de nul-beursstudenten de minimumduur van 3 maanden voor studie/2 maanden voor stage niet hebben gehaald door vervroegde terugkeer ten gevolge van Corona, dient Force Majeure te worden aangevinkt. Als de minimumduur behaald is, doe je dat niet. Op deze manier worden studenten in beide gevallen meegeteld voor OS en past performance.

KA103: Call 2018 loopt 31 mei 2020 af. Studenten die onder force majeure worden opgevoerd kunnen hun eerste betaling of de hele beurs (zoals afgesproken in het studentencontract) behouden. Het is aan de instelling zelf om hier consistent/beleidsmatig over te beslissen. Hierdoor is er onder KA103 geen sprake van budget dat nu niet kan worden uitgeput; en daarom geen reden tot verlenging.

KA107: Dit kan voor alle call 2018 projecten waarvan het budget niet uitgeput kan worden door de Corona-crisis. Hiertoe dient de projectcoördinator per e-mail verlenging aan te vragen. Het amendementsverzoek dient uiterlijk 1 maand voor de oorspronkelijke einddatum van het project bij het NA binnen te zijn. De vervolgprocedure betreffende ondertekening van het amendement volgt nog.

KA103 en KA107: Nee, in beginsel is het bedrag dat in de Grant Agreement tussen het NA en de instelling staat het maximumbedrag dat de instelling zal krijgen.