Jouw project weer van start: waar op te letten?
In het afgelopen jaar zijn veel projecten uitgesteld vanwege COVID-19. Denk jij erover om jouw projectactiviteiten komende zomer op te starten of te hervatten? Er zijn een aantal belangrijke punten om rekening mee te houden.
De oplopende vaccinatiegraad en aangekondigde versoepelingen in de coronamaatregelen leiden er toe dat veel aanvragers de mogelijkheden bekijken om aankomende zomer weer op een veilige en verantwoorde wijze van start te gaan. Waar moet je zeker op letten, voor je dat doet?
Force majeur bij onvoorziene situaties
Ga pas van start als je vanuit alle betrokken partners zeker weet dat je conform de formele richtlijnen van de betrokken landen de activiteit kan organiseren. Houd dit dus goed in de gaten, want force majeure kan alleen aangevraagd worden voor situaties die op het moment van plannen onvoorzien waren.
Bekijk op deze webpagina van Rijksoverheid de kleurcodes van landen en gebieden m.b.t. het reisadvies.
Coronatest declareren?
Wanneer er vanwege een onvoorziene situatie onvoorziene COVID-gerelateerde kosten worden gemaakt, is er mogelijk sprake van force majeur en kunnen de kosten mogelijk worden gedeclareerd. Dat geldt ook voor kosten die momenteel te voorzien zijn, maar dat op het moment aanvraag niet waren - vanwege bijvoorbeeld gewijzigde richtlijnen. Een voorbeeld ter illustratie: ten tijden van het schrijven van je projectaanvraag had je geen kosten kunnen voorzien voor coronatests.
In beide gevallen worden de kosten opgevoerd onder de post buitengewonde kosten. Dat betekent dat de kosten worden verantwoord via bonnen. De kosten moeten redelijkerwijs in verhouding staan tot de activiteit en passen binnen de Grant Agreement. Er wordt dus géén extra budget toegekend. Het totaal mag, zonder amendement, niet meer zijn dan 10% van het totale budget.
Wijzigingen in het project
Projecten worden op zowel budgettair - als op inhoudelijk vlak toegekend op basis van de beschrijving die is ingediend door de aanvrager. Let er dus op dat eventuele wijzigingen mogelijk van invloed zijn op je projectbudget en enkel mogelijk zijn wanneer ze worden doorgevoerd binnen de toegekende projectcriteria.
Heb je plannen om aanpassingen te doen die gevolgen hebben op de doelstellingen en activiteiten zoals die toegekend zijn? Neem dan altijd contact op met het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd via 030 - 230 6344 of stuur een e-mail naar erasmusplus@nji.nl om te checken of jouw project nog voldoet aan de criteria.
Corona FAQ
In onze Corona FAQ meer informatie over het organiseren van activiteiten in de huidige tijd. Hopelijk laten de zomermaanden toe dat er mooie en veilige projectactiviteiten kunnen plaatsvinden. Mocht dat het geval zijn: veel plezier en succes gewenst!
